O que é EDI: vantagens de usar no transporte de carga e logística

Se você trabalha com transporte de cargas, é possível que tenha uma ideia sobre o que é EDI, a sigla para o termo em inglês Electronic Data Interchange — que em português significa Intercâmbio Eletrônico de Dados.

Esse conceito representa todos os tipos de processo que permitem a troca de dados entre sistemas. Com ele, o compartilhamento de informações entre empresa e clientes é otimizado, o que propicia muitas vantagens para o negócio.

A logística e a gestão de transportes, que geram um volume expressivo de dados, especialmente, se beneficiam com tal tecnologia, que favorece a competitividade e a redução de erros e custos.

Neste post, vamos explicar melhor como funciona essa solução e de que modo ela se aplica à cadeia de distribuição de cargas. Continue lendo e saiba mais!

O que é EDI (electronic data interchange)?

A sigla EDI significa electronic data interchange ou intercâmbio eletrônico de dados em português. Em outras palavras, quer dizer a troca eletrônica de dados

A Troca Eletrônica de Dados consiste em uma tecnologia de comunicação que padroniza a linguagem entre diferentes sistemas, independentemente de quem produziu os softwares envolvidos nesse processo. Assim, são excluídos os papeis e documentos diversos para realizar a operação.

Na verdade, apenas um arquivo digital é necessário, porque ele já contém as informações estruturadas e segue um layout padrão. Essa espécie de manual indica como os documentos devem ser gerados e transmitidos.

No caso da gestão de transportes, o principal layout adotado é o .txt, com o padrão PROCEDA. Esses são arquivos de texto formatados a partir de um padrão predeterminado pelo embarcador.

É importante mencionar que a troca de documentos é feita de diferentes maneiras, como: chamadas de procedimentos remotos, mensagens, webservices e mais. No entanto, o texto é o mais comum para as transportadoras.

Nesse sentido, a classificação dos arquivos é feita de acordo com remetente, destinatário e propósito de utilização dos dados. Em todos os casos, o intuito é eliminar o trabalho manual de inserção de informações, medida que reduz a possibilidade de erros.

Como funciona o sistema EDI?

O EDI atua por meio de uma estruturação de arquivos. Basicamente, ele cria layouts ou padrões para a arquitetura dos dados. Então, os arquivos são enviados para a empresa de interesse, que faz o upload em seu sistema.

Um dado sistema adota um formato (ou padrão) de mensagem estruturada para importar e exportar dados. Cada documento, como a NF-e (nota fiscal eletrônica) e o CT-e (conhecimento de transporte eletrônico), por exemplo, tem seu arquivo EDI próprio, que são o NOTFIS e o CONEMB, respectivamente.

Então, cada documento (NF-e, CT-e, contas a pagar, contas a receber, ocorrências na entrega) apresenta sua própria forma de se comunicar entre um sistema e outro, por meio de arquivos estruturados. Quando a mensagem é recebida, um Programa Tradutor converte seu formato para outro de mensagem entendida pelo sistema receptor.

O papel do EDI PROCEDA

A transmissão e conversão dos dados somente é viável devido à padronização do formato dos documentos que mantêm a sua integridade na origem e no destino. Essa é uma das opções mais utilizadas entre empresas de logística para comunicarem o andamento de cada etapa do processo.

Assim, com o PROCEDA, é possível acompanhar desde a emissão da nota fiscal de venda até a entrega da carga ao destinatário.

Para que serve o EDI?

O uso do EDI é versátil, podendo se dar em diferentes ramos de atividade, tanto na indústria quanto nas empresas e transportadoras. O sistema garante mais qualidade nas informações, agilidade nos processos, segurança na comunicação entre os diferentes setores e redução de custos.

Em suma, o sistema possibilita a troca de dados digitalmente, o que extingue erros pela entrada manual de dados de documentos e informações, diminuindo inclusive o tempo gasto com essas tarefas. Dessa forma, o emprego da tecnologia para compartilhamento de dados entre setores e empresas envolvidas serve para aproximar os profissionais e melhorar a experiência do cliente.

O que é uma Integração EDI?

Como vimos, a integração EDI possibilita trocar informações entre dois sistemas, otimizando a comunicação entre as empresas. Atualmente, a integração trata-se de uma norma e não uma exceção para os parceiros comerciais se comunicarem. Assim, com leis relativas aos documentos eletrônicos mais rigorosas a cada dia, principalmente, com relação às faturas eletrônicas das empresas que contam com grande rede de clientes, fornecedores e parceiros.

Na prática, funciona assim: o “Intercâmbio Eletrônico de Dados” substitui a troca comum de informações em papel pela padronização eletrônica e segura.

Quais são os tipos de EDI?

Para garantir a conversão das informações, o EDI não aparece como solução única. Na verdade, ele apresenta diversos padrões, os quais são subdivididos em outras categorias. Tudo depende do que se deseja transmitir e de outras características da comunicação.

Conhecer os tipos disponíveis é essencial para saber qual selecionar. Internacionalmente, há alguns padrões famosos. Nos Estados Unidos, o X12 é o mais comum e tem passado por uma fusão com a versão XML. Na Europa, a abordagem Odette é a utilizada. Mundialmente, o padrão estabelecido pela Organização das Nações Unidas é o EDIFACT.

Assim como outros países, o Brasil tem seus próprios padrões. O mais famoso é o PROCEDA, mas o NTC também é bem utilizado nas transportadoras. Outro de larga aplicação é o padrão RND. De forma simples, a diferenciação depende da função de cada arquivo.

A seguir, veja quais são as recomendações para cada caso.

1. Notas fiscais

O EDI de notas fiscais, normalmente, é oferecido pelo embarcador. Afinal, ele é o dono dos produtos e precisa registrar a saída dos itens mediante um pedido. Neste arquivo, constam os dados de todas as notas fiscais emitidas para o transportador. Como dito, centenas ou milhares de notas podem constar em um só arquivo, o que permite a análise em blocos.

Nesse caso, o tipo mais indicado do padrão PROCEDA é o NOTFIS. Graças a ele, a transportadora pode preparar todas as operações.

2. Conhecimentos de transporte

Já o conhecimento de transporte (CT) é como se fosse a “nota fiscal” da transportadora. Ele serve para ajudar a fiscalização a garantir a origem e o destino de cada carga. É emitido do transportador para o embarcador.

Segundo o padrão PROCEDA, o tipo CONEMB é o mais indicado. Com esse arquivo, o embarcador tem melhor conhecimento sobre o que está acontecendo.

3. Ocorrências de entregas

Já as ocorrências de entregas servem para acompanhar todo o processo até que a carga chegue ao seu destino contratado. Ele é muito importante para a comunicação, bem como para a segurança. No padrão PROCEDA, o tipo indicado é o OCOREN. Também é emitido do transportador em direção ao embarcador.

4. Documentos de cobrança

As notas fiscais são documentos que servem para atestar o pagamento e a compra de determinados produtos. No caso das transportadoras, entretanto, há a prestação de um serviço específico. Então, nesse caso, é preciso recorrer a um EDI de “faturas” referentes ao valor devido pelo embarcador.

No padrão PROCEDA, o modelo é DOCCOB. Ele é composto pelas principais faturas de cobrança, o que permite uma relação mais transparente e com comunicação reforçada.

5. Pré-fatura de serviços

Em alguns casos, o embarcador gera um arquivo com toda a documentação e com as informações que podem ser faturadas. Ele é usado pelo transportador ao longo do processo e ajuda a chegar ao final da etapa. Nesse caso, há o uso do tipo PREFAT de EDI, segundo o PROCEDA. No entanto, é uma opção menos comum.

Embora o padrão PROCEDA seja o mais empregado, ele também passou por modificações. Muitas empresas o utilizam como base para gerar o próprio EDI, com informações específicas que sejam relevantes. Além de tudo, há versões variadas, como se fossem “atualizações” de acordo com as necessidades.

Portanto, é preciso verificar, em primeiro lugar, o que faz sentido para a relação de embarque e transporte. Aí sim, é possível definir o modelo que vai transmitir os dados da melhor maneira.

Quais são seus principais benefícios para as transportadoras?

Agora que você já sabe o que é Electronic Data Interchange , já consegue imaginar como ele é capaz de aprimorar as rotinas nas empresas que o adotam para suas relações comerciais. Aqui, destacamos os principais benefícios para a gestão do transporte. Veja!

1. Agilidade

Um proveito que é percebido logo de início na utilização dessa tecnologia é o ganho de tempo. Se antes os colaboradores precisavam copiar e conferir dados um por um, com o EDI, o envio e recebimento de informações e documentos são feitos em poucos cliques.

2. Diminuição de erros

Pegando um gancho no tópico anterior, a rapidez proporcionada pelos arquivos EDI vem junto da precisão. As informações encaminhadas pelos clientes são incorporadas ao sistema da transportadora imediatamente, sem que elas precisem ser reintroduzidas de outras formas. Desse jeito, a probabilidade de erro é quase nula.

3. Aumento da produtividade

A tecnologia, como um todo, viabiliza a automação de atividades operacionais e abre espaço para que o recurso e o talento humano sejam mais bem aproveitados. Com mais tempo, a equipe se torna mais produtiva e tem disponibilidade para se dedicar a projetos estratégicos e urgentes, além de desenvolver seus conhecimentos e habilidades a favor do negócio.

Com o uso das informações via arquivos EDI as operações de emissão e registro de operações em lote se torna muito mais simples e rápida.

4. Melhoria na comunicação

Sem dúvidas, o EDI garante uma comunicação alinhada e integrada entre as diferentes partes da cadeia logística. Além de reforçar a transparência, a ferramenta ajuda a mitigar erros e assegurar a qualidade do serviço.

5. Segurança e confidencialidade nas transações

Uma grande vantagem do EDI é a garantia de proteção de dados e confidencialidade nas transações realizadas entre empresas e clientes. Afinal, todos os documentos são transmitidos e armazenados eletronicamente na plataforma, de forma integrada e segura.

6. Redução de custos

Os arquivos EDI promovem uma queda de despesas que muitas vezes não é percebida pela gestão, mas que pesa bastante no orçamento. Por exemplo, podemos elencar gastos com:

• impressão de faturas e documentos;
• compra de papel;
• remessa dos documentos até os clientes;
• retrabalho e erros;
• mão de obra para cumprir as tarefas operacionais (com possíveis horas extras).

Como implementar o EDI?

Embora existam vários modelos e padrões diferentes de arquivos de EDI, o proceso de implantação nos sistemas de informação pode seguir os passos a seguir:

Crie um padrão para o envio das informações

O primeiro passo é definir o modelo ou layout padrão que deve ser utilizado na troca de informações. Empresas transportadoras geralmente já recebem um modelo como parâmetro vindo do embarcador.

Envie um arquivo de exemplo

Outro passo fundamental (que muitas vezes é deixado de lado) é o envio de um arquivo de exemplo aos envolvidos no processo, como o desenvolvedor do sistema de gestão logística.

Este passo é importante porque com o arquivo é possível verificar o conteúdo e as informações que precisam constar nos arquivos. Por mais que se saiba qual é o modelo que está sendo utilizado, existem muitas variações disponíveis, onde apenas um ajuste pode mudar a leitura e identificação das informações.

Inicie a configuração dos sistemas

Com o layout definido e o arquivo EDI exemplo, é possível realizar a configuração dos sistemas de informação. Muitas vezes, esse processo precisa ser realizado juntamente com a equipe de desenvolvimento do software, embora muitos sistemas já sejam adaptados aos modelos disponíveis.

Realização de testes

Após a configuração é necessário realizar testes para verificar se os arquivos estão sendo exportados corretamente e recepcionados da maneira certo. É necessário uma comunicação ponto a ponto entre o sistema eletrônico.

Nesta fase, podem ser necessários ajustes de ambas as partes para garantir a eficiência das operações.

Otimização e atualização

Por fim, o intercâmbio eletrônico de dados já poderá ser utilizado entre as empresas e todos os benefícios disponíveis podem ser usufruídos. Entretanto, pode se tornar necessários ajustes e atualizações de tempos em tempos.

Por exemplo, determinada informação que antes não era relevante passa a ser e precisa ser registrada no arquivo, além, é claro, de atualizações em documentos fiscais que podem causar modificações na forma de preenchimento dos arquivos.

Como a Bsoft pode facilitar esse processo?

A Bsoft é uma empresa especializada em softwares e soluções para transportadoras. Com muita experiência de mercado e possibilidades que se adaptam às novas necessidades, oferece uma importante ajuda na adoção do EDI.

A melhor forma de adotar o padrão PROCEDA é por meio do software de gestão de transportadoras. A seguir, veja quais são os benefícios desse recurso e entenda por que ele facilita o processo!

1. Módulos de controle e gerenciamento

Um dos grandes pontos positivos da ferramenta é, justamente, a existência de “partes” que atendem às principais necessidades. Por meio do software, é possível obter:

• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
• Manifesto de Frete Eletrônico (MDF-e);
• Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e); e
• Carta Frete Eletrônica (PEF).

Tal questão permite que todos os dados necessários sejam exportados ou importados, em cada fase da comunicação sobre o transporte de cargas.

2. Integração com grandes empresas

Como visto, a implementação do EDI depende da conexão entre os negócios. É preciso estabelecer uma parceria para que a comunicação seja eficiente e carregue os dados adequados.

Um dos pontos fortes da Bsoft é a integração com diversas empresas de grande relevância. Isso garante um alinhamento estratégico e que facilita o intercâmbio de dados. Então, o tempo de implementação é reduzido, o que aumenta a produtividade e antecipa os bons resultados.

Também é uma característica que diminui a necessidade de ter que fazer adaptações constantes. Os arquivos funcionam de maneira muito mais eficiente para boa parte do mercado, o que simplifica a etapa.

3. Suporte robusto

Caso surja alguma dúvida ou dificuldade, a transportadora pode contar com o apoio técnico e especializado da Bsoft. O negócio oferece um suporte multicanal, de resposta rápida e com atuação muito eficiente.

Líder nacional no segmento, a empresa disponibiliza toda a orientação necessária para finalizar esse processo. Devido à sua importância e à capacidade de gerar benefícios, trata-se de algo essencial. No final, é um ponto que amplia a segurança e a conveniência.

4. Centralização de informações

A implementação do padrão PROCEDA do EDI é apenas uma das funcionalidades do software de gestão de transportadoras da Bsoft. O sistema ainda conta com muitos outros recursos, como:

• comunicação com SPED;
• monitoramento comercial;
• gestão de estoque;
• controle de fretes;
• tabela de fretes;
• controle de contêineres;
• controle de multas;
• gerenciamento financeiro;
• cobrança eletrônica;
• gestão de manutenção preventiva e periódica;
• acerto com motoristas;
• módulos de consumo e despesas;
• ordens de coleta e
• gerenciamento e pneus.

Tantos módulos permitem centralizar as informações importantes. Como resultado, a gestão tem visibilidade completa sobre o negócio e consegue aproveitar o EDI de maneira ainda melhor.

O EDI permite que a transportadora e o embarcador troquem informações cruciais para o processo logístico. Ao saber como implementar esse elemento do jeito certo, há benefícios para ambos os lados e para a entrega, em geral. Para chegar a esse resultado, portanto, nada melhor do que contar com as melhores ferramentas.

Entre em contato com a Bsoft e veja como podemos facilitar essa transição!