Como organizar os documentos fiscais para transporte de cargas?

Você conhece os principais documentos fiscais para transporte de cargas? Como já deve saber, existem vários registros essenciais que precisam acompanhar a movimentação de encomendas. A Nota Fiscal Eletrônica e o RCTR-C são exemplos desses arquivos imprescindíveis.

A gestão fiscal do Brasil é um desafio para muitas empresas, e o transporte de carga não é uma exceção. As regras são extensas, por isso todo empreendedor que atua no ramo precisa se manter atualizado. Esse é um requisito para atender às normas tributárias e atuar de acordo com a lei.

Mesmo assim, são diversos arquivos em papel e registros eletrônicos que requerem que a empresa mantenha essa documentação sempre organizada e à disposição. Porém, o volume de documentos emitidos está em constante expansão, o que torna a sua gestão um desafio.

Na prática, essa não é uma tarefa simples e exige algumas estratégias inteligentes para a sua otimização. Por esse motivo, trouxemos um conteúdo que ajudará você a se adequar às exigências do fisco, providenciando e gerindo todos esses documentos com eficiência.

Quer aprender? Continue com a leitura!

Quais os principais documentos fiscais para o transporte de cargas?

Todo empreendimento que atua no Brasil precisa seguir regras específicas sobre emissão, posse e arquivamento de documentos fiscais. Entretanto, essa é uma legislação vasta e, muitas vezes, complexa, dificultando a vida dos profissionais da área e empreendedores.

Para que a atividade de transporte seja executada conforme as exigências legais e não sofra penalidades e multas, é importante providenciar uma série de documentos, como RCTR-C, DANFE, CT-e, entre outros.

Acompanhe, a seguir, os documentos que sua transportadora não pode deixar de ter em mãos.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal eletrônica (NF-e) é um documento popular no ambiente empresarial e, claro, faz parte da rotina de uma transportadora. Ela é obrigatória para qualquer operação de compra e venda no país e contém detalhes importantes sobre a transação e os impostos devidos.

Esse é um arquivo digital que existe em formato XML, com todas as informações relacionadas à transação que gerou a circulação da mercadoria. Não estamos falando somente de compra e venda, mas também, de devolução, de remessa para reparo, de transferência ou de retorno de vasilhame.

Por isso, é fundamental registrar corretamente a natureza da operação, o CFOP e o tipo de nota. Todas essas informações atuam em conjunto e devem ser sempre compatíveis para que não ocorra rejeição do documento.

Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)

O documento impresso que chamamos de nota fiscal é, na verdade, o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Como o próprio nome indica, ele tem natureza auxiliar, facilitando que as informações contidas na nota fiscal eletrônica sejam conferidas.

Por isso, ele é impresso e deve acompanhar a mercadoria durante todo o trajeto, além de servir como comprovante de entrega (o recebedor assina o documento). O seu layout é padronizado e deve conter os seguintes elementos:

• preço de venda;
• código de barras;
• dados do destinatário;
• cálculo dos impostos recolhidos;
• descrição dos produtos e serviços;
• dados do remetente da mercadoria;
• chave de acesso da nota fiscal com 44 dígitos.

Ressalta-se que a emissão desses documentos pode ser simplificada com o uso de softwares de gestão, reduzindo o tempo e a burocracia para se manter em dia com o fisco.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Já o CT-e é o documento utilizado para registrar a prestação de serviços de transportes nos modais de rodoviário, aéreo, ferroviário, hidroviário e dutoviário. Como propicia o recolhimento do ICMS, a sua emissão é obrigatória em fretes intermunicipais e interestaduais.

Observando esse detalhe, podemos comparar a sua função com a de uma nota fiscal exclusiva do transporte de cargas, porém uma não anula a necessidade da outra. Afinal, enquanto a nota fiscal é emitida pelo vendedor da mercadoria, o CT-e é fornecido pela transportadora responsável pela entrega da carga.

Mais uma vez, esse é um documento eletrônico, emitido em formato XML e compartilhado com a Receita Estadual, o cliente e o fornecedor. Para atender aos trâmites legais, cada CT-e pode acobertar mais de uma nota fiscal, mas o remetente e o destinatário devem ser os mesmos.

Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE)

Como já vimos anteriormente, a legislação tributária exige a emissão de um documento impresso que, nesse caso, é chamado de Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico.

Sua função é acompanhar a mercadoria durante todo o trajeto e deve ser apresentado nos postos de fiscalizações. Frequentemente, a Polícia Rodoviária Federal realiza inspeções e pesagens da carga e os dados registrados no DACTE devem ser compatíveis.

Mesmo sabendo da seriedade dos serviços de transporte, muitas empresas ainda transitam com CT-es antigos, com veículos sobrecarregados e com informações registradas incorretamente.

As transportadoras que adotam esse tipo de prática estão colocando a sua operação em risco desnecessariamente, pois as penalidades são o pagamento de multas e a apreensão da carga, até que a situação seja regularizada.

Esse é um cenário que afeta a confiabilidade entre o operador logístico e seus clientes, além de incidir em custos que oneram as atividades. Lembrando que é necessário possuir um certificado digital para emitir utilizando uma assinatura eletrônica, que atesta a autenticidade desse documento e a autorização de uso pelo fisco.

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)

Diante da grande burocracia que existia no setor, o Governo Federal criou o MDF-e, que tem como objetivo centralizar e otimizar a emissão e o controle dos documentos de transporte, simplificando a vida do empreendedor e do próprio fisco.

Porém, para emitir esse documento, é necessário cumprir com alguns requisitos, a saber:

• ser emitente de CT-e e ter registro de RNTRC no caso de empresas de transportes;
• ser emitente de NF-e no caso de transporte de mercadoria própria;
• realizar transporte interestadual ou intermunicipal ;
• ser proprietário de veículos de cargas, ter contrato de arrendamento de veículos ou subcontratar transportador autônomo de cargas;

A criação do MDF-e trouxe algumas mudanças na forma como as cargas são registradas. Para começar, todos os CT-es emitidos devem ser vinculados, bem como as suas informações resumidas, como a quantidade notas, o peso total da carga e o seu valor.

Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE)

Válido em todo o território nacional, o documento é emitido virtualmente e, assim como os demais, tem um documento auxiliar (o DAMDFE). Ele é impresso e acompanha a carga durante o transporte.

A sua criação foi motivada para substituir o manifesto de carga, um registro criado pelo próprio transportador, com o intuito de consolidar os dados de todas as cargas embarcadas.

Porém, agora, o DAMDFE é completamente legalizado. Do mesmo modo, como os outros documentos citados neste post, é necessário ter certificado digital e um programa emissor de MDF-e, devidamente instalado e pronto para operar.

O que é RCTR-C?

Os profissionais da área de transporte já conhecem os riscos inerentes a esse tipo de operação e como é importante contar com proteções. Por isso, a legislação prevê a aquisição de apólices de seguro contra danos que podem ocorrer durante o trajeto.

O RCTR-C (Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas) é mais um documento imprescindível para o transporte de cargas e, na verdade, se refere a um seguro de responsabilidade civil obrigatório para o transportador e com validade em todo o território nacional.

Com a criação do MDF-e, o preenchimento do campo referente ao seguro RCTR-C tornou-se obrigatório e passível de fiscalização. Assim, há disponibilidades de informações adicionais sobre a viagem e eventuais sinistros. A natureza desses acidentes podem ser avarias particulares ou incidentes com o veículo transportador que incluem:

• abalroamento;
• colisão;
• capotagem;
• tombamento;
• incêndio ou explosão no veículo transportador.

Ressalta-se que o fato de o cliente ter um contrato de seguro para a carga não isenta a transportadora de contratar o RCTR-C, informação que deve estar contida no MDF-e 3.0. Além disso, é importante observar que ele representa uma garantia a mais para o transportador, visto que cobre indenizações que ele seja obrigado a pagar, em razão de acidentes durante as viagens.

Por que manter o controle dos documentos fiscais em dia?

A gestão dos documentos de uma transportadora nunca deve ficar em segundo plano, pois é uma atividade de vital importância para o seu negócio. Por esse motivo, os controles manuais e o uso de planilhas eletrônicas já não são recomendados, devido a sua baixa confiabilidade e a incidência de erros.

Todavia, se seu foco é a profissionalização e o crescimento da sua transportadora, considere se envolver e otimizar essas atividades burocráticas, maximizando o controle de documentos fiscais.

Investir nesse tipo de processo básico é um dos primeiros passos para o desenvolvimento de um negócio sólido e estruturado. Afinal, tudo começa com uma boa base e organização financeira e tributária.

Se você ainda está incerto sobre a relevância da gestão de documentos fiscais para transporte de cargas, confira as principais vantagens de sistematizar essa área.

Favorece o planejamento tributário

Essa é uma atividade que consiste na criação de uma estimativa periódica dos gastos com o recolhimento de tributos. Além disso, também é possível comparar os valores orçados com aqueles cobrados no decorrer do ano.

Para isso, é necessário ter essa informação disponível, seja no sistema de gestão, seja no arquivo digital dos documentos fiscais ou, até mesmo, em sua versão impressa. É preciso qualificar os serviços de frete e a solução mais eficiente é a utilização de ferramentas desenvolvidas para otimizar essa gestão.

Evita problemas com o fisco

Uma das formas de colocar a sua empresa em risco de auditorias e sofrer penalidades é a falta de organização dos arquivos. É recomendado manter as cópias impressas por um prazo mínimo de cinco anos e, mesmo com essa possibilidade, os arquivos eletrônicos devem ser mantidos para sempre.

Isso mesmo: para sempre! Mas não se preocupe, pois já existem ferramentas para o gerenciamento de arquivos digitais, o que possibilita a sua consulta de forma simplificada quando houver necessidade. Além disso, a tecnologia de armazenamento em nuvem tem se tornado cada vez mais segura e acessível, pois não depende de servidores dedicados a essa atividade.

Integra informações de diversas áreas

Quem trabalha em uma transportadora, certamente, já teve a oportunidade de observar as informações presentes no CT-e, por exemplo. Os dados do fornecedor e do cliente constam em seus campos específicos, inclusive com o número de CNPJ e inscrições estadual e municipal. Tudo isso tem origem no cadastro de parceiros.

Já os itens descritos na nota têm relação com o cadastro de materiais, que é padronizado, e as condições descritas no pedido. Assim, as alíquotas de impostos, quantias e o valor de venda são idênticos aos registrados no sistema.

Por fim, o pagamento dos serviços de frete somente é possível devido ao controle do programa, que registra o faturamento e a entrada de recursos. Por isso, não pense que o sistema funciona de forma individual, afinal cada módulo tem o seu papel.

Redução e controle de gastos

Sem dúvidas, manter documentos fiscais organizados contribui para o controle financeiro de um negócio. Todos sabem o quanto a carga tributária no país é pesada, sobretudo no setor de transportes. Portanto, quanto maior o planejamento, maior a possibilidade de diminuição de custos.

Isso acontece porque, com planejamento tributário, é possível apostar em estratégias que permitem enxugar gastos. Incentivos fiscais e entender qual é o regime tributário mais adequado para o negócio são exemplos de táticas que podem ser adotadas com o apoio de profissionais especializados.

Sem contar que, grande parte dos custos extras com impostos acaba comumente acontecendo por conta de desorganização e atrasos nos pagamentos, o que resulta em multas e juros adicionais. Um gasto totalmente desnecessário que pode ser facilmente evitado.

Como colocar em prática a organização dos documentos fiscais?

Conforme você observou, o transporte rodoviário de cargas também sofre com a burocracia e as exigências do Estado. Mesmo com todos os esforços de tornar essa atividade menos complexa, uma transportadora precisa estar atenta a diversas responsabilidades, entre elas, a emissão e organização dos documentos fiscais essenciais como RCTR-C e NF-e.

Diante disso, é importante apostar em estratégias que simplifiquem e tornem essa obrigação mais segura e organizada. Emitir todos esses documentos manualmente, além de demandar muito tempo do gestor ou de seus funcionários, dificulta que eles sejam gerenciados e armazenados adequadamente, o que pode ser um risco para a empresa.

Assim, agora que você entende a importância de aprimorar o gerenciamento tributário para o sucesso da sua operação, entenda como fazer isso acontecer com dicas práticas que separamos a seguir.

Estabeleça rotinas e processos

Em primeiro lugar, é sempre bom começar “arrumando a casa”. Instituir um fluxo bem definido de rotinas, tarefas e prazos deve ser a primeira etapa para ter um controle rigoroso de documentos fiscais para transporte de cargas. Logo, dedique-se a planejar a área:

• crie etapas específicas para a emissão e recebimento de documentos;
• determine a pessoa ou time responsável por cuidar desses processos;
• tenha um padrão para a gestão de cada tipo de documento;
• acompanhe os resultados.

Utilize armazenamento na nuvem

Com a revolução digital, a tecnologia na nuvem amadureceu e aprimorou bastante. Hoje, é uma solução adotada de forma bem-sucedida em empreendimentos de diversos portes e ramos.

Essencialmente, guardar arquivos na nuvem permite não só economia com espaço e gasto com papel, como mais praticidade e eficiência para o dia a dia da empresa.

Armazenamento na nuvem dispensa a necessidade de servidores exclusivos para dar suporte aos arquivos digitais. O espaço é ilimitado e a implementação de baixo custo. No mais, a solução é vantajosa, pois permite que os documentos fiquem centralizados no mesmo lugar, podendo ser facilmente encontrados e acessados em poucos cliques.

Manter arquivos como notas fiscais e RCTR-C digitalmente é importante porque, na ocasião de uma fiscalização, esses documentos eletrônicos serão cobrados.

Tanto na nuvem como em um computador, é possível padronizar o armazenamento, criando pastas e categorias para guardar os arquivos no lugar certo e facilitar a consulta.

Conte um software de gestão

O uso de um software de gestão voltado para o transporte de cargas é uma alternativa inteligente, capaz de tornar o dia a dia na transportadora muito mais eficiente. A emissão automática e simplificada é uma contribuição importante para a produtividade da transportadora e traz inúmeros benefícios, como:

• economia de recursos;
• otimização do tempo da equipe;
• maior segurança na emissão da documentação;
• redução de erros comuns nos processos manuais;
• maior organização no armazenamento dos documentos fiscais para o transporte de cargas.

Conclui-se, portanto, que a contratação de uma ferramenta de gestão para a transportadora é importante para negócios que precisam lidar com todos os documentos fiscais para transporte de cargas de maneira eficaz e segura. Além disso, o custo-benefício desse sistema é interessante, uma vez que o os processos se tornam mais rápidos, baratos e protegidos de erros e fraudes.

Sem se esquecer, é claro, dos demais recursos inseridos nessas plataformas, como gestão comercial, de frotas, operacional e até mesmo de estoque. Esse tipo de ferramenta foi elaborada com o intuito de auxiliar gestores e empreendedores do setor de transportes a se manterem informados sobre as exigências legais para a execução de suas atividades.

Automatize a emissão de documentos fiscais para transporte de cargas

Um das melhores maneiras de tornar a emissão de documentos fiscais mais ágil, segura e precisa é com o apoio de softwares de gestão para transportadoras como os que mencionamos.

Essas ferramentas contam com funcionalidades que permitem emitir, em poucos instantes, diversos documentos essenciais para a operação. E como sistemas especializados integram e centralizam informações, fica mais fácil gerar documentos com alta confiabilidade e rapidez.

Nos dias de hoje, com a qualidade de ferramentas tecnológicas disponíveis, não há motivos para insistir em processos manuais. Automatizar a emissão de documentos fiscais é o melhor caminho para ganhar tempo e eficiência, além de evitar erros e problemas com o fisco.

Conforme vimos, existem inúmeros documentos fiscais para transporte de cargas, como CT-e, NFS-e e RCTR-C, e todos eles precisam ser emitidos e armazenados de maneira adequada. Atuar em conformidade com essas regras é imprescindível para que seu negócio cresça de maneira saudável, ordenada e longe de multas e penalidades. Afinal, ter problemas com o fisco é uma situação prejudicial para sua transportadora.

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