Guia completo sobre GNRE: o que é e por que sua transportadora deve investir

Na sua empresa, é bem provável que você já tenha se deparado com uma GNRE. A chamada Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais é um documento obrigatório para as operações de vendas entre diferentes unidades da federação.

Basicamente, sua exigência é necessária, porque cada estado tem regras diferenciadas de cobrança. Com isso, é preciso fazer o recolhimento dessa guia para garantir o pagamento correto dos tributos. As transportadoras também precisam se atentar ao tema quando atuam no transporte interestadual, dependendo da situação pode caber a emissão da GNRE.

Apesar de ser algo simples, a GNRE é um assunto que gera muitas incertezas. Por ter relação com a Substituição Tributária (ST) e com o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), muitas empresas têm dúvidas sobre sua emissão. É por isso que criamos este guia completo, com as principais informações sobre o assunto. Leia e saiba mais!

O que é GNRE e para que serve?

A Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais é um documento válido desde 2016 e serve para legalizar operações de vendas entre diferentes unidades da federação. Sua existência veio de uma decisão do Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz), que determinou a criação de uma regra de partilha do ICMS, a fim de facilitar a arrecadação.

Em outras palavras, o documento é usado por contribuintes que vendem produtos para outros estados. Como as vendas interestaduais estão sujeitas à Substituição Tributária, é preciso recolher o imposto no destino — daí a importância da guia.

Nesse contexto, é preciso destacar que a ST é um regime no qual a responsabilidade do ICMS é atribuída para uma pessoa diferente daquela que fez a venda. Ou seja, quem deve fazer o pagamento dos tributos é substituído por outro contribuinte. Sua incidência acontece no momento em que o produto sai da indústria. Portanto, a cobrança é feita de forma antecipada.

A Substituição Tributária é adotada nas operações interestaduais apenas em alguns casos, porque depende de acordo celebrado entre as unidades da federação. Quando válida, o recolhimento do imposto retido pelo contribuinte substituto é feito pela GNRE — assim, fica explicada a relação entre essas variáveis.

Voltando à guia nacional e considerando suas características, percebe-se que seu impacto é voltado para gestores, lojas e comerciantes que atendem a diferentes estados brasileiros. A GNRE deve ser um instrumento contábil, a fim de garantir o pagamento adequado dos impostos e o bom funcionamento do negócio.

É importante destacar que essa guia nacional somente é válida quando o remetente não tiver inscrição estadual no estado de destino da mercadoria. Nesse caso, é preciso fazer o pagamento antes do envio dos produtos para que a guia acompanhe a movimentação e a entrega.

A partilha do ICMS

A exigência da GNRE foi reforçada a partir da discussão da partilha do ICMS entre os estados. Alguns governadores criticavam o modelo de compartilhamento de valores e alegavam que seus territórios recebiam menos do governo federal.

Com esse novo modelo, a partilha entre os estados de origem e destino da mercadoria passou a ser gradual. Em 2016, por exemplo, 40% são repassados para a unidade da federação de destino e 60% para o de origem. Em 2019, o recolhimento passou a ser de 100% para o estado que receberá o produto.

Junto à guia nacional, é preciso fazer o cálculo e o pagamento do Diferencial de Alíquota (DIFAL). Se a nota fiscal for emitida para outro estado e o destinatário for o consumidor final, sua empresa deve repassar a alíquota da unidade da federação de destino e da venda interestadual. Ela vai entrar na partilha do ICMS e o pagamento ocorre pela GNRE.

Quem é obrigado a emitir e recolher a GNRE?

A emissão da GNRE deve ser feita por qualquer empresa que vende um produto para fora do seu estado de origem. Assim, é preciso fazer o recolhimento dos tributos estaduais da unidade da federação de destino por meio dessa guia.

Também estão incluídas nessa exigência as empresas que atuam com prestação de serviços de transporte interestadual. A GNRE pode ser necessária nas situações em que se inicia o transporte em estado diferente de onde se tem cadastrada a Inscrição Estadual da transportadora e nas situações em que o frete é interestadual e o tomador é o destinatário consumidor final não contribuinte de ICMS no estado de destino.

Portanto, se você tem uma transportadora, saiba que dependendo do tipo de transporte,  ela pode também ser responsável pelo recolhimento da GNRE. A cobrança vai ser calculada com base nas alíquotas interestaduais e ser repassada de forma integral para pagamento. Neste caso, o motorista deve portar então a GNRE, assim como o faz com o CTe e MDFe durante o transporte.

Em resumo, a Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais é emitida pela empresa que vende o produto para a outra unidade da federação, por meio da antecipação do ICMS. Por sua vez, seu recolhimento é feito pelo remetente da mercadoria ou pelo destinatário.

Como decidir o que é correto? Se o destinatário é contribuinte do ICMS, ele deve recolher os tributos pela guia. Se ele não se enquadrar nessa classificação, a responsabilidade se torna do remetente.

Tipos de receita passíveis de recolhimento

As empresas também devem atentar a outros fatores antes de emitir a GNRE. Um deles são os tipos de receita são passíveis de recolhimento com a emissão da GNRE:

• ICMS Comunicação: código 10001-3;
• ICMS Energia Elétrica: código 10002-1;
• ICMS Transporte: código 10003-0;
• ICMS Substituição Tributária por Apuração: código 10004-8;
• ICMS Importação: código 10005-6;
• ICMS Autuação Fiscal: código 10006-4;
• ICMS Parcelamento: código 10007-2;
• ICMS Dívida Ativa: código 15001-0;
• multa para infração à obrigação acessória: código 50001-1;
• taxa: código 60001-6;
• ICMS Recolhimentos Especiais: código 10008-0;
• ICMS Substituição Tributária por Operação: código 10009-0;
• ICMS Consumidor Final não contribuinte outra UF por operação: código 10010-2;
• ICMS Consumidor Final não contribuinte outra UF por apuração: código 10011-0;
• ICMS Fundo Estadual de Combate à Pobreza por Operação: código 10012-9;
• ICMS Fundo Estadual de Combate à Pobreza por Apuração: código 10013-7;
• ICMS DeSTDA: código 10014-5.

Apesar de as informações estarem disponíveis, muitas empresas ignoram a necessidade de informar o cálculo da partilha do ICMS na emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Entre os motivos para essa situação estão:

• desconhecimento. Apesar de a obrigatoriedade de emissão existir desde 2016, muitas empresas ainda confundem os conceitos e desconhecem o processo de recolhimento de impostos;
• aumento no custo operacional, já que há alta da carga tributária e dos gastos para geração da GNRE. Ainda assim, sai mais barato que ignorar essa exigência.

Caso sua empresa descumpra essa obrigatoriedade, é enquadrada como sonegadora fiscal. Com essa classificação, várias punições são aplicáveis, como multas e outras sanções e penalidades. Essa situação tem o poder, inclusive, de inviabilizar a continuidade do funcionamento do negócio.

Da mesma forma, se algum lote de mercadorias estiver sendo transportado sem o recolhimento devido da GNRE, poderá ser retido nas barreiras de fiscalização estaduais. Com isso, a empresa terá ainda mais custos para reaver os produtos, além de atrasar as entregas e ter problemas com sua reputação.

Como fazer a emissão da GNRE? Aprenda em poucos passos

A emissão da Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais é simples e deve acompanhar a nota fiscal de mercadoria. Para realizar o procedimento, é necessário cumprir alguns passos básicos. Veja quais são eles.

Gere a guia

O documento pode ser gerado pelo Portal GNRE, que está hospedado no site do governo de Pernambuco. Apesar disso, quase todas as unidades da federação podem usar esse sistema para fazer a emissão da guia. As exceções são os estados de São Paulo e Espírito Santo.

Você ainda pode usar uma solução específica para sua empresa, que traz vários benefícios, como veremos a seguir. De toda forma, a guia pode ser gerada de forma individual ou em lote.

Se quiser se sentir mais confortável, vale a pena fazer algumas emissões experimentais antes de iniciar o procedimento de fato. Basta usar o ambiente de testes e habilitar só depois que entender exatamente o processo.

Preencha os dados

A geração da GNRE exigirá o preenchimento de vários dados. Você precisará colocar, por exemplo:

• tipo da guia;
• estado de destino;
• informações do contribuinte;
• valores envolvidos;
• receita;
• datas de vencimento e pagamento.

Erro na GNRE: tem como cancelar?

Não é possível fazer o cancelamento de uma guia. Portanto, ao detectar um erro no documento emitido basta não realizar o pagamento e emitir uma nova GNRE com os dados corretos.

Quando a guia fica sem pagamento  ela é cancelada de forma automática pelo sistema. Porém, caso o erro seja identificado apenas após o pagamento, então é necessário consultar a contabilidade e o estado envolvido para verificar como é o processo de restituição de ICMS pago indevidamente.

Siga para a validação

Os dados informados devem ser validados para garantir que estejam realmente corretos. Se o sistema identificar inconsistências, emitirá uma mensagem de alerta. Isso acontece ainda antes da emissão. Por isso, basta cancelar a operação antes de ela ser efetivada. Se a guia for gerada com erros, será necessário realizar uma nova emissão, conforme já destacado.

Imprima a GNRE

O processo de tributação para transportadoras exige a impressão dos documentos relacionados. A mesma coisa deve ser feita para a Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais. Basta emitir e fazer a impressão. Em seguida, é preciso pagar a guia e imprimir o comprovante de pagamento.

Movimente a mercadoria com a guia

O comprovante de pagamento da GNRE impresso deve ser anexado à própria guia e colocado junto ao produto, com os outros documentos. Então, basta enviar o produto ao cliente, conforme determina a legislação.

Por que vale a pena automatizar a emissão da GNRE?

A Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais pode ser emitida pelo Portal da GNRE, mas é pouco eficiente fazer o processo dessa forma. Vale mais a pena contar com um software que execute o procedimento junto a vários outros.

Assim, os processos serão integrados e mais fáceis de serem colocados em prática. Ao mesmo tempo, isso leva ao aumento da produtividade, já que as atividades se tornam mais eficientes. Então, quais outros benefícios são derivados da automação da GNRE? Conheça os principais a seguir.

Garantia de segurança

Os sistemas especializados trabalham com diferentes recursos de segurança. Um deles é a criptografia, que torna as informações impossíveis de ler caso sejam acessadas por uma pessoa não autorizada. Além disso, a verificação é realizada com fator de autenticação duplo.

Em outras palavras, você consegue emitir o documento com segurança e sem correr o risco de ter os dados de sua empresa expostos. Como consequência, essa característica gera melhoria da reputação para seu negócio.

Agilidade no processo

Uma solução automatizada tem integração com todos os bancos de dados estaduais, o que permite emitir a guia nacional sem problemas ou riscos de imprevistos. O cálculo de possíveis multas e juros é feito de forma automática e as guias emitidas e pagas são enviadas por e-mail. Além do mais, ficam à disposição a qualquer momento para consulta.

Prevenção de multas

A emissão correta da Guia Nacional de Recolhimento dos Tributos Estaduais previne multas e sanções. Com o dinheiro economizado, sua empresa pode investir em áreas estratégicas e até expandir suas operações se fizer bom uso do capital.

Simplificação dos processos

A emissão manual de documentos leva tempo e exige o preenchimento dos dados toda vez que fizer o procedimento. Com isso, a chance de falhas é maior, o que exige retrabalho. Para evitar esse problema, é importante contar com um software de automação desse processo, já que o fluxo é simplificado.

Em vez de preencher todas as informações a cada emissão de GNRE, você apenas coloca um dado principal e tudo é recuperado. Como consequência, há ganho de tempo e de produtividade da equipe, que não precisa ter uma pessoa dedicada para a realização dessa tarefa.

Manutenção do compliance fiscal

O compliance representa a adoção de boas práticas. No âmbito fiscal, significa emitir todos os documentos e guias da maneira certa, assim como efetuar o pagamento de acordo com o que a legislação tributária prevê.

Com um software de gestão específico para transportadoras e empresas que trabalham com movimentação de mercadorias, é possível cumprir o processo da maneira correta. Assim, você evita multas e penalizações, que colocam a reputação da sua empresa em risco.

Redução de custos

A contratação de um software de gestão pode parecer um gasto extra, mas representa a realização de um investimento. Ao ter esse recurso a seu favor, você simplifica o gerenciamento do negócio e tem acesso a todas as principais informações com rapidez.

No que se refere ao GNRE, você assegura o cumprimento da legislação. Isso se reflete em redução de custos e melhor aproveitamento de oportunidades. Como? Um exemplo é por evitar que as mercadorias tenham seu fluxo interrompido em barreiras fiscais. Com isso, as entregas são agilizadas e sua empresa cumpre os prazos de entrega, o que leva a mais negociações com clientes.

Centralização das informações

Um software logístico unifica as informações em um só local. Por meio dele, você acessa os dados sempre que necessário, com segurança e agilidade. Os arquivos ficam organizados e toda emissão da Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estados fica armazenada para consulta posterior.

Como fica claro, a emissão da GNRE se torna mais fácil com o suporte de uma solução especializada. Um sistema específico para o ambiente logístico assegura a realização correta do procedimento, a fim de evitar problemas com a legislação e garantir o compliance. Então, é só testar o procedimento e assegurar que as atividades sejam feitas da maneira correta.

E sua empresa, já está preparada para emitir a Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais? Entendeu o que precisa ser feito? Veja outras boas práticas assinando nossa newsletter. Assim, você recebe atualizações constantes no seu e-mail.