Como fazer a gestão de transportadora de forma eficiente

Não importa o tamanho da sua empresa, existe uma dica sempre válida: é preciso fazer uma gestão de transportadoras eficiente.

É a partir dessa prática que você consegue melhorar os resultados alcançados, atingir uma boa performance e tomar decisões acertadas, que visem ao crescimento sustentável da sua empresa.

Porém, nem sempre é fácil chegar a esse patamar. Com os problemas rotineiros que impactam as operações, é comum “apagar incêndios” e deixar a parte estratégica de lado. No entanto, é preciso mudar esse cenário para melhorar os processos da cadeia logística e evitar custos desnecessários.

É por isso que criamos este post. Aqui, veremos como implantar uma gestão de transportadoras eficiente, por que essa atitude é relevante, como a tecnologia pode ajudar, e de que forma fazer o gerenciamento de transporte nesse tipo de negócio. Siga conosco e aproveite a leitura!

O que é gestão de transportadora?

A gestão de transportes é uma atividade que depende da utilização racional de recursos e do planejamento das tarefas para propiciar a distribuição e movimentação de mercadorias.

O seu objetivo é controlar os aspectos operacionais e estratégicos que levam ao atendimento às necessidades logísticas de seus clientes.

Devido ao caráter bastante técnico, devemos destacar que para obter sucesso é preciso contar com organização, recursos financeiros, métodos de trabalho bem estabelecidos e, acima de tudo, ferramentas tecnológicas.

Os profissionais desta área, em conjunto com os operadores de armazém e motoristas, são responsáveis por executar todos os passos que possibilitam a conclusão da entrega da mercadoria dentro do prazo estipulado.

Assim, o setor de transportes é um dos mais relevantes para a economia por atuar como elo entre produtores e fabricantes, e os respectivos clientes.

Quais são os processos da gestão de transportadora?

Hoje em dia, falamos muito sobre a integração na cadeia de suprimentos, gestão de transportadora, o gerenciamento de estoques e a prestação de serviços de qualidade ao mercado.

Contudo, é importante destacar como todos esses conceitos têm um elemento em comum que possibilita a sua execução: a tecnologia.

Por isso, queremos demonstrar como as ferramentas disponíveis podem atuar em processos específicos dentro da operação de transportes. Veja quais são eles!

Emissão de documentos fiscais

O envio de mercadorias depende da execução precisa de diversas tarefas, inclusive a emissão de documentos fiscais. Esse é um requisito legal para que a carga possa trafegar de forma segura.

Para isso, a transportadora precisa estar em dia com as suas obrigações tributárias referentes ao recolhimento dos impostos que incidem sobre o serviço de transporte.

Assim, é importante escolher um sistema que automatize a função da emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) para assegurar o preenchimento correto das informações.

O sistema deve contar com ferramentas integradas para registro de fornecedores e clientes, vinculando, assim, a origem e o destino das mercadorias.

Além do CT-e, também deve ser emitido o Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico (MDF-e), que é o documento utilizado para fins de fiscalização, pois consolida todas as cargas embarcadas no veículo.

Gerenciamento de informações com a SEFAZ

O envio de informações fiscais para informações para a Receita Federal é uma das obrigações das empresas de transporte. Assim sendo, é preciso atender às exigências que requerem o envio do arquivo XML de todos os documentos fiscais emitidos.

Para otimizar esta tarefa, é bom contar com um gerenciador de documentos fiscais, que é uma ferramenta completa para a gestão de transportadora que, além de automatizar essa rotina, armazena os documentos na nuvem, vincula os dados da nota fiscal e faz a integração com outros módulos.

Controle financeiro

Um sistema de gestão de financeira para transportadora tem que ir além do simples controle de entrada e saída de recursos. Empreendedores e gestores precisam de uma ferramenta completa para atender às suas principais demandas, como:

• pagamento de motoristas contratados;
• fluxo de caixa;
• controle de contas a pagar e a receber;
• conciliação bancária;
• emissão de boletos para clientes;
• controle de cobranças.

Além de todas essas funcionalidades, é importante que o sistema ofereça a geração de relatórios sobre as atividades da área. Assim, o gestor tem condições de avaliar o desempenho das finanças da empresa no presente e consultar projeções para o futuro.

Monitoramento da frota

Podemos apontar a frota como o patrimônio de maior valor de uma transportadora. Com isso em mente, faz sentido que as empresas busquem formas de garantir a sua segurança em todas as etapas do processo.

Devemos destacar que esse controle faz parte da gestão de frotas, que cuida desde a manutenção dos veículos até o seu monitoramento.

Localização da carga

A transportadora é responsável pela segurança da carga que se encontra armazenada no seu armazém ou embarcada em seus veículos. Por esse motivo, a transparência na relação com clientes é essencial para construir a confiabilidade.

O rastreamento de cargas funciona por meio de um software que monitora as mercadorias em trânsito e traz informações sobre o andamento da entrega. Quando a empresa recebe um pedido de frete, é gerado um código, que é enviado por e-mail para o cliente.

Esse também pode ser um canal de comunicação em caso de ocorrências durante o transporte, pois o sistema pode ser programado para enviar notificações sempre que houver imprevistos que afetem o andamento e o prazo da entrega.

Principais desafios na gestão de transportadoras

Diante dos processos necessários para realizar a gestão de transportadoras, existem também os problemas enfrentados no dia a dia das empresas que se não observados podem causar prejuízos financeiros. Confira abaixo os principais:

Erros na emissão de documentos fiscais

Como visto anteriormente, uma das principais responsabilidades das transportadoras é realizar a emissão de documentos fiscais do transporte.

A emissão incorreta de documentos como CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais) pode gerar multas, retenção de mercadorias e danos à reputação da empresa.

A falta de atualização sobre a legislação fiscal, o uso de sistemas manuais ou pouco eficientes e a equipe pouco treinada podem trazer prejuízo financeiro, atrasos nas operações e aumento de custos administrativos para corrigir erros.

Falhas na gestão financeira da transportadora

A gestão financeira inadequada compromete a capacidade de tomar decisões estratégicas. A falta de controle sobre o fluxo de caixa causa dificuldade em identificar custos ocultos e não permite que a empresa tenha um planejamento financeiro insuficiente para lidar com sazonalidades.

Como consequência, ocorre a dificuldade para honrar compromissos financeiros, dependência de crédito emergencial e risco de inadimplência.

Processo de controle fiscal falho

Um controle fiscal ineficiente expõe a transportadora a riscos legais e financeiros. Fatores como a falta de ferramentas tecnológicas adequadas e a baixa integração entre os setores financeiro e operacional leva ao desconhecimento sobre as obrigações fiscais.

Com isso, a empresa pode enfrentar auditorias, multas e perda de benefícios fiscais.

Falta de acompanhamento de custos e receitas da frota

A frota representa um dos maiores custos operacionais de uma transportadora. A ausência de um acompanhamento detalhado dos custos e receitas impede a identificação de veículos ou rotas menos lucrativas.

Não ter conhecimento sobre o consumo de combustível, manutenção e depreciação de veículos e a dificuldade para calcular o custo por quilômetro rodado, pode causar prejuízo financeiro, perda de competitividade e decisões baseadas em dados insuficientes.

Deixar de registrar as operações realizadas

As transações realizadas (entregas, coletas e embarques) devem ser totalmente cadastradas para ser possível analisar a situação financeira da transportadora com o passar do tempo. Quando isso não acontece, é difícil identificar a movimentação do fluxo financeiro e prever o futuro para melhorar os resultados alcançados.

Os registros devem ser feitos em uma ferramenta de gestão apropriada. Com os dados centralizados, é mais fácil avaliar os números e ver se estão alinhados ao planejamento estratégico. Ao mesmo tempo, as ações erradas deixam de ser repetidas, porque são corrigidas e o ajuste se torna o padrão a ser colocado em prática.

Como fazer a gestão de transportadora de cargas

Relacionando esses aspectos aos anteriormente mencionados, a dúvida que permanece é: o que fazer para ter uma gestão financeira realmente eficiente? Confira a seguir!

Atualize o fluxo de caixa

A movimentação de dinheiro na empresa precisa ser registrada em um fluxo de caixa contínuo, que permita saber quanto está disponível em espécie, o montante que deve ser recebido nos próximos meses, e quais pagamentos sairão no mesmo período.

Essa questão é ainda mais relevante para as transportadoras, porque a venda é feita a prazo. Isso leva o gestor a estabelecer um planejamento prévio da melhor forma de recebimento. Com isso, é mais fácil garantir o bom funcionamento das atividades operacionais e evitar o saldo negativo.

Saiba diferenciar despesas e custos

Os custos são gastos desembolsados para assegurar a operacionalização do negócio. É o caso de compras ou pagamentos para garantir a execução da atividade-fim, isto é, o serviço de transporte. Por isso, esses valores são embutidos no preço do serviço.

Entre os custos variáveis de uma transportadora estão:

• combustíveis e lubrificantes para a frota;
• multas;
• pneus;
• seguros de cargas;
• pedágios;
• taxas de gestão de riscos;
• tarifas cobradas por administradoras para fazer o pagamento eletrônico de frete;
• chapas/ajudantes na movimentação de carga;
• diárias de motoristas;
• manutenção de veículos etc.

Os custos fixos são:

• salários de motoristas;
• softwares de gestão;
• mensalidades de rastreadores;
• licenciamento de veículos da frota;
• seguros dos veículos da frota;
• salários dos colaboradores da oficina, quando interna.

Por sua vez, as despesas são dificilmente atribuídas aos serviços, porque são genéricas. Portanto, não implicam alterações na operação.

Entre as despesas fixas, podemos citar:

• salários dos colaboradores dos setores comercial e administrativo;
• aluguel;
• contabilidade;
• licenciamento de veículos que atendem aos setores comercial e administrativo;
• seguros dos mesmos automóveis;
• alarmes e segurança patrimonial;
• internet.

Já alguns exemplos de despesas variáveis são:

• água;
• internet;
• energia elétrica;
• telefonia fixa e móvel;
• materiais de expediente;
• combustíveis para os automóveis que atendem aos setores administrativo e comercial;
• comissões de vendedores etc.

Gestão os custos das viagens

Os fretes são um dos maiores gastos que uma transportadora tem. Mais do que voltar suas atenções para a redução, é preciso implementar estratégias que busquem entender seu impacto na receita e identificar maneiras de otimizá-los.

Ao controlar os custos das viagens, você sabe se está gastando mais do que o necessário e diminuindo as margens de lucro. Para isso, atente a alguns aspectos relevantes, como custo fixo e variável por veículo, velocidade, tempo e distância percorrida. Mais do que isso, efetue manutenções preventivas e periódicas com o objetivo de reduzir os gastos com as peças e aumentar a vida útil dos equipamentos e veículos.

Faça uma gestão de frotas adequada

Os veículos que fazem parte da sua frota devem estar categorizados e sob controle. Preste atenção em todos os dados relevantes, por exemplo:

• informações do motorista e do caminhão;
• quilômetros rodados por dia;
• número de entregas diárias;
• multas;
• abastecimento, tanto em litros quanto em valores gastos;
• Gestão de óleo, nas mesmas medidas;
• pagamento de IPVA, seguro geral e obrigatório, e licenciamento;
• gastos com pneus, manutenção e compra de peças;
• peso diário do caminhão carregado;
• Gestão de rodízio dos pneus;
• lançamento de quantas vezes o veículo saiu no dia;
• planejamento de rotas.

No vídeo abaixo, você encontra um resumo dos principais tipos de sistemas para transportadoras:

Como escolher um sistema de gestão de transportadora para sua empresa?

O sistema de gestão de transportadoras ideal é aquele que se encaixe na rotina da sua empresa e tenha um bom custo benefício. Para identificar qual é a melhor opção para gerenciamento da operação logística da transportadora é importante analisar:

• Qual é o maior problema que o gestor da empresa enfrenta atualmente?
• Quais operações demandam mais tempo dentro da transportadora e podem ser agilizadas com um software?

Levando em consideração as perguntas acima, procure por opções que possam solucionar os principais problemas e agilizar a operação.

Se você está interessado em um sistema de gestão de transportes de fácil utilização mas ao mesmo tempo robusto, a solução ideal para sua transportadora é o Bsoft TMS.

Com ele, você consegue gerenciar todos os aspectos mencionados anteriormente e ainda ter uma visão clara do seu negócio de acordo com várias áreas, como gestão, gerencial e operacional.

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