O que é expedição, como funciona e como otimizar

Dentro das operações logísticas, temos vários processos e etapas para que toda a cadeia logística funcione de forma equilibrada. Um desses processos é a expedição logística, que basicamente é o processo de preparação das mercadorias para o transporte.

Neste texto, explicamos o que é expedição, quais são as etapas e como agilizar a execução deste processo, acompanhe!

O que é expedição logística?

Expedição logística é o conjunto de atividades e processos envolvidos na preparação, movimentação e entrega de mercadorias aos destinatários finais. É uma etapa muito importante dentro da cadeia de suprimentos e do gerenciamento logístico, abrangendo desde a saída dos produtos do armazém até a chegada ao cliente.

Como funcionam os processos da expedição logística?

As etapas da expedição podem variar de empresa para empresa, entretanto, de forma resumida, podemos observar as seguintes etapas:

Separação

Depois que o pedido de entrega é recebido pela empresa, ocorre o processo de separação dos produtos que precisam ser enviados ao cliente. Este processo também é conhecido como “picking” , que em tradução literal significa pegar ou escolher.

Emissão de documentos

A emissão de documentos fiscais é obrigatória no Brasil. Essa parte da entrega serve para comprovar fiscalmente que a operação realmente ocorreu, servindo também como fato gerador dos impostos que precisam ser arrecadados por todas as instituições.

Entre os documentos obrigatórios para o transporte de mercadorias no Brasil, destacam-se:

• NF-e (Nota Fiscal Eletrônica): usada em toda a operação que envolve circulação de mercadorias, principalmente na compra e venda de mercadorias.
• CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico): o conhecimento é obrigatório para o transporte de mercadorias entre estados e entre cidades, sendo necessário para registrar a operação de transporte;
• MDF-e:(Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais): o manifesto é emitido com o intuito de reunir toda a documentação da viagem em um único documento, com a finalidade de facilitar a fiscalização

Conferência

A conferência é um procedimento muitas vezes negligenciado mas que é muito importante para a operação como um todo, entre itens que podem ser verificados destacam-se:

• Verificar se as mercadorias correspondem ao pedido;
• Conferir se a documentação está coerente com a mercadoria;
• Certificar que na documentação as informações importantes como valores de produtos, impostos, valor total e dados dos envolvidos estão corretas.

Talvez seja interessante criar uma rotina ou um checklist de conferência para garantir que está tudo correto. Este cuidado é para evitar que a mercadoria seja enviada incorretamente, causando prejuízos e insatisfação do cliente.

Além disso, informações incorretas em documentos fiscais são difíceis de corrigir e o prazo de cancelamento é apertado (24 horas se tiver MDF-e), o que pode acarretar em pagamento de imposto em duplicidade.

Embalagem e etiquetas

Depois que as conferências foram realizadas, o processo de embalagem pode ser realizado. Essa por si só é um capítulo à parte, onde deve se ter o cuidado para proteger a mercadoria contra danos.

Ainda, nos casos de e-commerce, geralmente a nota fiscal e etiquetas são adicionadas para identificar a mercadoria e facilitar o transporte.

Transporte

Por fim, a mercadoria é enviada para transporte. Todas as fases acima podem ser executadas pela transportadora, quando esta tem armazém próprio, ou ela pode coletar a mercadoria em um centro de distribuição a partir daqui para seguir com os produtos até o destino.

Dicas para agilizar a expedição de mercadorias

Apesar de ser trabalhosa, a expedição logística pode ser otimizada para que a gestão logística ocorra de forma rápida e eficiente. Abaixo listamos algumas dicas simples que podem ajudar a agilizar o processo sem comprometer a qualidade do serviço.

Planejamento e organização

Sempre que é necessário implementar um novo processo ou otimizar algum já existente é necessário planejar as etapas. Cada empresa pode ter necessidades diferentes de acordo com o tamanho e com a atividade, sendo necessário

Defina rotinas

Pode ser interessante estabelecer rotinas para deixar a expedição mais eficiente. Mesmo em uma empresa pequena, onde o processo é feito de forma manual, a rotina pode dar fluxo ao processo, onde o funcionário já sabe o que deve fazer em cada pedido.

Realize inventários periodicamente

Por mais que as atividades empresariais sejam realizadas com a ajuda de um sistema, furos no estoque podem acontecer, seja por dar saída duas vezes em um mesmo produto, ou até por falha no registro de entradas.

Sendo assim, é importante realizar inventários regularmente para garantir que os números correspondem ao real.

Organize o estoque estrategicamente

A localização dos produtos no estoque também faz diferença. Um exemplo é colocar produtos que são vendidos com mais frequência na frente, produtos sazonais podem ficar mais ao fundo, e assim por diante.

Conte com a tecnologia

Existem sistemas que podem ser usados para melhorar os processos de expedição, que podem ser contratados de acordo com as necessidades da empresa, confira abaixo:

• WMS: são sistemas focados no gerenciamento de armazém, ideal para empresas que possuem estoque próprio ou de terceiros;
• TMS: sistema de gestão voltado para o transporte de carga, ideal para transportadoras que precisam cumprir obrigações fiscais e gerenciar a operação logística;
• ERP: sistema ideal para empresas que realizam atividades comerciais com compra e venda de mercadorias.

Expedição e emissão são a mesma coisa?

Não necessariamente. A expedição, como vimos, está voltada para a preparação da mercadoria para a entrega e o processo de emissão corresponde aos documentos do transporte que precisam ser validados para realizar a viagem.

Qual a importância do processo de expedição de mercadorias?

É interessante observar que tanto empresas grandes como pequenas precisam se preparar e podem usar as opções disponíveis para preparar os produtos para envio.

A expedição logística em uma transportadora de pequeno porte é fundamental para garantir eficiência operacional, redução de erros e satisfação do cliente final. Mesmo em empresas menores, essa etapa é estratégica. Veja os principais pontos de importância:

Organização e controle das entregas

Na expedição logística são organizadas as cargas que serão enviadas, verificando se tudo está conforme o planejado: volumes, notas fiscais, destinos e horários. Isso pode evitar retrabalho, devoluções e atrasos.

Redução de custos

Ao organizar corretamente as saídas e agrupar entregas por rotas otimizadas, a transportadora economizar com combustível, tempo de viagem e evita o uso desnecessário de recursos.

Melhora na comunicação com o cliente

Quando a expedição logística funciona bem, os prazos são cumpridos e a transportadora consegue dar previsibilidade para o cliente. Isso aumenta a confiança e pode se tornar um diferencial competitivo.

Prevenção de perdas e extravios

Um processo de expedição bem estruturado garante que os volumes sejam corretamente identificados, conferidos e lacrados. Isso reduz riscos de perdas, trocas ou danos durante o transporte.

Agilidade operacional

Para uma transportadora, o tempo é um recurso precioso, ter um fluxo de expedição otimizado e bem definido significa liberar os veículos mais cedo e aumentar a capacidade de atendimento diário.

Cumprimento de exigências fiscais

A expedição também cuida da conferência e separação dos documentos obrigatórios, como CT-e e MDF-e. Um erro nessa etapa pode resultar em multas e atrasos.

A expedição serve como um “último filtro” antes da entrega. Quando feita com atenção, evita prejuízos, melhora a produtividade e aumenta a confiança dos clientes.

Podemos concluir que não importa o tamanho da empresa, mesmo que ela seja pequena, ela pode investir em organizar seus processos para otimizar a prestação de seus serviços. Vimos que é possível planejar a expedição para que ela funcione de acordo com a necessidade da empresa.

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