Entenda como funciona a consulta completa da NFe e como fazer!

A nota fiscal é um documento essencial para formalizar vendas e recebimento de pagamentos em empresas. Muito mais do que um importante método para organização fiscal do negócio, realizar esse registro é previsto por lei. O modelo utilizado hoje em dia é a nota fiscal eletrônica, uma versão otimizada desse documento.

Para se certificar que o arquivo foi autorizado e depois armazená-lo, uma prática que muitas instituições precisam aprender é como fazer a consulta completa da NFe. Esse processo é geralmente feito por contadores e gestores para que os impostos que a empresa deve recolher sejam corretamente apurados.

Para saber mais detalhes sobre a importância de emitir NFe e como fazer a consulta completa, continue lendo este post e entenda tudo sobre o tema!

O que é a NFe?

Uma Nota Fiscal (NF) é um registro e documento que oficializa vendas e serviços efetuados por uma empresa. Quando um negócio recebe um pagamento por operação de venda ou de serviço precisa emitir uma NF para seu cliente.

A NFe (Nota Fiscal Eletrônica) é a versão digital do documento e é um dos vários tipos de nota fiscal que uma empresa pode emitir. Desde 2006, o governo a implantou obrigatoriamente para substituir o formato tradicional impresso. O objetivo foi otimizar e modernizar as etapas para emissão e consulta da nota, eliminando trabalhos manuais e possíveis erros.

A NFe é usada para comprovar e registrar vendas de produtos, enquanto a NFSe (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) é usada para computar prestação de serviços. Há também situações que exigem NFe e que não se relacionam a vendas. Isso ocorre, por exemplo, na remessa de produtos para garantia ou armazenagem, transferência entre centros de distribuição ou então devolução de mercadoria.

Por que ela é tão importante?

Emitir a NFe é essencial para calcular impostos adequadamente e cuidar do balanço financeiro da empresa. Com esses registros em mãos, gestores fazem análises sobre o fluxo de caixa, trabalham com estimativas precisas de faturamento e também organizam melhor o estoque e suas entregas.

Além de gerar desorganização na administração de suas finanças, não emitir NFes pode resultar em problemas sérios com o fisco, como crimes de sonegação fiscal.

No entanto, além de se cumprir a legislação, emitir uma NFe é também importante para reputação e credibilidade do seu negócio no mercado e perante os seus clientes. Esse documento é uma forma de certificar que as mercadorias com as quais você lida estão devidamente registradas e legalizadas.

Para seu contador, ter as NFes facilita a rotina de apuração fiscal, em posse dos arquivos digitais fica mais simples fechar as contas no final de cada mês e fazer uma gestão contábil correta. Ter esse setor da sua empresa organizado e padronizado contribui para criar estratégias de crescimento que permitem alavancar resultados.

Por que fazer a consulta completa NFe?

O procedimento de consulta completa da NFe é feito para ratificar a validade do documento perante a Secretaria da Fazenda. Muitas vezes, podem acontecer erros ou falhas no envio, então é fundamental consultar o portal para saber se uma nota foi autorizada ou não.

Não manter o registro correto dos arquivos das NFes pode gerar dor de cabeça durante uma fiscalização da Secretaria de Fazenda, pois armazenar os arquivos por determinado período é definido por lei e pode gerar multa em caso de descumprimento. Por isso, vale a pena saber fazer a consulta completa da NFe periodicamente e armazenar esses arquivos digitais.

Essas verificações costumam ser feitas via site e portais manualmente, mas, felizmente, hoje em dia, existem ferramentas automáticas que simplificam e agilizam essa tarefa. Essas soluções são especialmente úteis para empresas que lidam com um alto volume de vendas e circulação de mercadorias.

Além disso, ao consultar a NFes, por exemplo, emitidas contra o seu CNPJ é possível manifestar desacordo das operações emitidas de forma incorreta. Outro fator interessante é usar os arquivo XML das NFes para fazer lançamentos no financeiro, por exemplo, ou então controle de estoque das mercadoras adquiridas.

Como realizar a consulta completa de NFe?

Para consulta completa da NFe, é preciso entrar no portal da Secretaria da Fazenda (Sefaz). O processo é feito manualmente, ou seja, mesmo que uma empresa queira verificar várias notas, precisará ver um documento por vez. Acompanhe os passos!

Nota Fiscal Eletrônica de Produto (NFe)

A seguir, o passo a passo para consulta completa da NFe!

Passo 1

Primeiramente, acesse o Portal Nacional da NFe. A seguir, encontre a aba “Serviços mais” acessados, selecione ‘Consultar NFe Completa’.

Passo 2

Uma nova página será aberta na qual você deverá inserir a chave de acesso de 44 dígitos que você recebeu com o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE NFe) — que vem com a mercadoria —, valide o captcha e clique em ‘Continuar’.

Passo 3

Nesse momento, a nota será exibida no site com opção de download do arquivo XML (para você baixar e salvar os dados). Mas para isso, é preciso que você tenha um certificado digital (o qual já deve estar, previamente, instalado no seu computador) — Faça o download e os documentos ficarão salvos no computador!

Se você não tiver um certificado digital, é possível imprimir apenas uma versão resumida do documento. Para isso, desça a página para encontrar os ícones para impressão.

Finalmente, é importante destacar que desde 7 de julho de 2020 a Sefaz permite a consulta completa e baixa dos arquivos apenas pelos envolvidos na operação. A exceção da regra se aplica apenas para NFes cujo destinatário seja pessoa física, ou ainda pessoa jurídica sem inscrição estadual.

Com relação à Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), essa é emitida pela prefeitura onde a empresa está registrada e cada uma tem legislações específicas e também seu próprio site — com layouts e procedimentos diversos. Portanto, deve-se acessar o portal próprio de cada prefeitura para fazer a consulta manual dos documentos.

Prazo para consultar a NFe

Vale ressaltar que existe um prazo para fazer a consulta completa da NFe. Assim, manter o armazenamento correto e o controle de NFe é fundamental.

No portal da Secretaria da Fazenda, o documento fica disponível durante 180 dias após a emissão, então é bom se organizar para não perder a data limite. Afinal, qualquer empresa pode passar por fiscalizações, então tomar esse cuidado nunca é demais para evitar problemas com o fisco.

Depois dos cento e oitenta dias, o arquivo para consulta é trocado pela versão resumida, que conta com dados parciais como:

• CNPJ do destinatário,
• CNPJ do emitente;
• data de emissão,
• situação;
• número;
• valor.

Cancelamento de NFe

É possível cancelar a NFe após a autorização de uso. Mas para isso, não pode ter ocorrido o fato gerador, ou seja, o produto ainda não pode ter saído do estabelecimento. Cada estado tem um prazo máximo para o cancelamento.

• 24 horas: Acre, Alagoas, Amapá, Amazonas, Bahia, Ceará, Distrito Federal, Espírito Santo, Goiás, Maranhão, Mato Grosso do Sul, Minas Gerais, Pará, Paraíba, Pernambuco, Rio de Janeiro, Rio Grande do Norte, Roraima, Santa Catarina, São Paulo, Sergipe e Tocantins;
• 168 horas (sete dias): Paraná e Rio Grande do Sul;
• 720 horas (trinta dias): Rondônia.
• 1440 horas (sessenta dias): Piauí;
• 2 horas: Mato Grosso.

Para fazer o cancelamento, o emitente deve fazê-lo com assinatura digital certificada e pelo sistema de emissão da NFe.

Como otimizar esse processo?

Conforme comentamos, existe um modo muito mais fácil para simplificar o processo de emissão, armazenamento e consulta completa de NFe e outros documentos fiscais.

Não existe um portal público gratuito para consulta e baixa em lote de NFes (apenas uma a uma, como vimos nos passos para consulta). Diante disso, várias empresas tiveram que buscar ferramentas alternativas para viabilizar esse processo de forma ágil e eficiente.

A boa notícia é que existem várias soluções no mercado especializadas que simplificam o dia a dia de gestores e profissionais de diversas áreas. O Aplicativo nsdocs é um exemplo disso.

Essa solução permite que gestores possam, em poucos cliques e na palma das mãos via smartphone, realizar vários processos relacionados a documentos fiscais de forma prática e inteligente. É possível emitir, visualizar, baixar, imprimir e compartilhar vários arquivos essenciais para a operação comercial e de transporte, como a NFe.

Os arquivos podem ser importados via arquivo PDF, pela câmera do celular lendo o código de barras ou então por buscas automatizadas nos portais das Secretarias da Fazenda. É uma ferramenta extremamente inovadora com funcionalidades que revolucionarão as rotinas da sua empresa, trazendo precisão, produtividade e assertividade para o negócio.

Com uma ferramenta como o nsdocs é possível agendar consultas automáticas na Sefaz para fazer a importação de documentos de forma periódica. Dessa forma, a ferramenta trabalha por você nessa etapa  de consulta, depois basta acessar plataforma e conferir as importações.

Quais são as orientações da Sefaz para garantir a validade da NFe?

A Sefaz orienta que a validade e a autorização de uso da NFe são garantidas pela seguinte maneira: quando a empresa emissora de NFe gera um arquivo eletrônico com informações fiscais da operação comercial, o mesmo deve ser assinado de forma eletrônica pelo certificado digital, garantindo assim, a integridade dos dados e a autoria do emissor.

O arquivo eletrônico (em XML) corresponde à NFe, será transmitido instantaneamente para a Secretaria da Fazenda de jurisdição do contribuinte, que validará a prévia do arquivo e emitirá um protocolo de recebimento, que significa que o emissor tem autorização para usá-lo.

É fundamental saber que, sem ele, não a mercadoria não pode ser transportada. Com relação ao destinatário da nota, o mesmo garante recebimento do arquivo XML autêntico de duas maneiras:

• recebendo o arquivo por email ou consultando via chave no portal público da NF-e;
• utilizando um software para consulta automatizada como o nsdocs.

Controle manual Vs controle eletrônico da NFe

Saiba quais são as diferenças entre o controle manual e o controle eletrônico da consulta de NFe!

Controle manual de NFe

Mesmo com as facilidades da revolução digital, há prefira fazer o controle das notas fiscais eletrônicas de forma manual. Para isso, é preciso falar com os fornecedores para obter o arquivo XML ou aguardar a chegada das DANFEs com os produtos.

Além disso, um dos responsáveis por esse controle manual precisa saber que nesse tipo de controle é preciso digitar a chave de acesso de 44 dígitos de cada nota fiscal eletrônica, uma a uma e fazer o download do XML para armazenamento no computador, como já foi mencionado. Ou então, é necessário receber o arquivo XML direto do emitente via email, por exemplo.

Esse trabalho tem custos, além de não ser eficaz e exigir atenção redobrada, você ainda corre o risco de perder arquivos e precisar pagar multas altas.

Controle eletrônico de NFe

É inegável que o controle eletrônico da NFe visa simplificar a localização de informações — fundamental para os setores da empresa que devem acessar constantemente as transações feitas —, observação de erros ou outras ocorrências.

Assim, para comprovar a autenticidade do documento fiscal, é essencial automatizar a gestão dos documentos, para evitar erros e prejuízos.

É importante que você saiba que o arquivo XML deve ser armazenado — tanto pelo emissor quanto pelo destinatário — por cinco anos, para mostrá-los ao fiscal em uma possível visita.

No entanto, e felizmente, já existem no mercado ferramentas que automatizam esses processos, geram relatórios e armazenam de forma segura e completamente integrada à Sefaz, permitindo, assim, que você monitore e gerencie a NFe e demais documentos fiscais.

Tais sistemas permitem que os documentos fiquem reunidos num único lugar, além de serem acessados em todos os lugares e dispositivos e a qualquer momento.

Ao fazer a comparação, ficou claro que a automatização da gestão de NFes da empresa é o caminho ideal para fazer o controle eficaz, atender a legislação, evitar erros e otimizar os procedimentos internos. Com isso, é possível investir seu tempo em assuntos estratégicos para o crescimento da sua empresa.

Quais são os riscos ao não consultar a NFe?

Se a sua empresa não tem o hábito de consultar as NFes, não terá como saber se a nota fiscal foi ou não autorizada pela Sefaz — o que pode acontecer em casos de irregularidades. Outra situação possível é haver notas emitidas contra seu CNPJ sem que você tenha o conhecimento desses documentos.

Para se precaver e evitar aborrecimentos, incluindo os prejuízos tributários e financeiros, vale a pena adotar ferramentas de automação para processar, controlar e fazer gestão de NFes online.

É por isso que é fundamental ressaltar a grande importância de realizar uma consulta de NFe completa no Portal da Sefaz, garantindo que quem receberá a mercadoria ou serviço possa ter mais segurança nas operações que são realizadas.

Enfim, a consulta é um instrumento para a segurança da sua empresa, sendo, dessa forma, um mecanismo para verificar e atestar se as operações são devidamente declaradas ao Fisco.

Ao longo deste conteúdo, você entendeu que a nota fiscal eletrônica é um documento fundamental que, além de ser obrigatório de acordo com a legislação, auxilia empresas a fazer uma boa gestão fiscal e financeira. Por isso, de tempos em tempos, deve-se ter o cuidado de fazer uma consulta completa de NFe para garantir que elas foram validadas e armazenadas e, assim, evitar problemas em uma eventual fiscalização.

Por mais que seja trabalhoso consultar manualmente cada nota nos sites indicados, esse processo é importante. O lado bom é que existem softwares e aplicativos qualificados que ajudam profissionais nessa tarefa, permitindo que a emissão e a consulta sejam feitas em poucos cliques.

Interessado em saber mais sobre essas soluções e o que elas têm a oferecer para seu negócio? Entre em contato conosco e fale com nossos especialistas!