Como fazer a gestão de frota de maneira eficiente na transportadora

Um dos principais desafios das empresas transportadoras é otimizar recursos e diminuir os custos, o que pode ser obtido por meio de uma boa gestão de frotas. Instituir boas práticas de gestão reduz o risco de problemas e gastos inesperados, alavancando o negócio como um todo.

Mas ao contrário do que se pensa, realizar uma gestão de frotas eficiente não é tão difícil quanto parece, basicamente ela precisa fazer parte da rotina da empresa para que apresente resultados.

Nós da Bsoft possuímos mais de 7000 clientes e somamos mais de 18 anos de história. Somos uma empresa que fornece software para transportadoras e usamos nossa experiência e buscamos neste texto explicar de forma prática e simples explicar o conceito de gestão de frotas, como aplicar em sua empresa e mais algumas dicas e indicadores para obter o sucesso desejado

O que é gestão de frotas?

Podemos dizer que gestão de frotas é um conjunto de práticas que permite controlar e gerenciar vários aspectos das frotas de veículos. Em um controle eficiente, são gerenciadas as seguintes informações:

• Controle de abastecimento e quilometragem dos veículos;
• Gerenciamento de manutenção preventiva e corretiva;
• Gestão de pneus, rodízio, recapeamento, vida útil, etc.

A importância da gestão de frotas está na possibilidade de oferecer informações importantes para auxiliar o gestor na tomada de decisões dentro da empresa, bem como possibilitar a avaliação e a gestão de ativos valiosos da transportadora, os veículos.

Como começar a fazer a gestão de frotas?

Listamos passos simples que podem ser usados para iniciar as rotinas de gestão de frotas:

Avaliar a situação atual

Primeiramente, antes de começar a investir em gestão de frotas, é interessante avaliar como a sua empresa está se saindo até agora. Para verificar como anda este gerenciamento, você pode tentar responder algumas perguntas:

• Qual é o veículo que está trazendo mais receita?
• Qual é o motorista que está fazendo a melhor média de combustível?
• Qual é o tempo médio que os veículos ficam parados?
• Qual é o veículo que está gastando mais com manutenções?

Além dessas, existem, é claro, outras perguntas importantes, mas estas são interessantes para começar a traçar um norte sobre o nível de gerenciamento esperado e o executado na transportadora.

Planejamento

Depois de avaliar a situação da empresa, é possível identificar quais são as necessidades e objetivos do negócio. Assim sendo, é interessante planejar quais são as ações que precisam ser tomadas para colocar os planos em prática.

Regras claras

Após definir as metodologias que serão utilizadas para realizar a gestão de frotas, define as regras e deixe-as documentadas para que sejam conhecidas por toda a organização. Por exemplo, o motorista precisa entregar uma ficha com a quilometragem e dados do abastecimento para realizar o controle de gastos com combustível.

Cultura de registros

Para que a gestão de frotas seja realizada da maneira correta, ela precisa de um dos recursos mais valiosos atualmente: dados e informações.

Assim sendo, tudo que acontece com a frota deve ser registrado e devidamente documentado, para que seja possível obter os melhores resultados.

Plano de manutenção

Como mencionamos anteriormente, as manutenções são um dos aspectos mais importantes da gestão de frotas, pois significam grande parte dos custos operacionais de uma transportadora.

Por mais que possa parecer difícil, criar um plano de manutenção é relativamente simples, basta verificar o manual do veículo. Todos os veículos possuem uma descrição detalhada de peças e outros ativos que precisam ser trocados de acordo com a quilometragem do veículo.

Acompanhar custos fixos e variáveis

O acompanhamento dos custos é a próxima camada da gestão de frotas, ela permite identificar gargalos e padrões de consumo muito interessantes.

Comparar informações

Esta etapa funciona mais como uma consequência da gestão de frota, por exemplo, realizando o controle de pneus é possível identificar qual marca apresenta maior durabilidade e assim por diante.

Também pode ser que você encontre outros padrões, como determinados veículos fazendo médias de abastecimento melhores e motoristas que são menos econômicos nos combustíveis.

Tipos de frotas

Para entendermos melhor sobre gestão de frotas, é interessante analisarmos os tipos de frotas

Frotas comerciais

São compostas por veículos utilizados por empresas para realizar suas operações diárias, como visitas a clientes, transporte de funcionários ou entrega de produtos.

Frotas de veículos pesados

incluem caminhões, ônibus e outros veículos grandes usados para transportar cargas pesadas ou um grande número de passageiros. São comuns em empresas de logística, transporte de mercadorias, construção e transporte público.

Frotas de entregas

Compostas por veículos como vans, caminhonetes e motocicletas, essas frotas são usadas principalmente para a entrega de pacotes, encomendas e produtos aos clientes.

Frotas de carros de aluguel

Essas frotas são formadas por veículos disponíveis para aluguel por curtos ou longos períodos. Empresas de aluguel de carros possuem essas frotas para oferecer uma variedade de opções aos clientes, desde carros econômicos até modelos de luxo.

Carsharing

Esta é uma frota de veículos compartilhados que podem ser alugados por curtos períodos, geralmente por horas ou minutos. Serviços de carsharing permitem que os usuários acessem um carro quando necessário, sem precisar possuir um veículo.

Frotas de carros de serviços públicos

Estas frotas são compostas por veículos utilizados por serviços públicos, como polícia, bombeiros, ambulâncias e outros serviços governamentais. Esses veículos são essenciais para a segurança e o bem-estar da comunidade.

Quais os principais indicadores da gestão de frotas?

Agora que já vimos como fazer a gestão de frotas, como saber se essa gestão está sendo efetiva? Existem alguns indicadores que podem ser utilizados para verificar se a gestão está seguindo o caminho esperado, confira a seguir os principais:

Custo por km de combustível

Quem trabalha com transporte sabe que o combustível é um dos principais custos na prestação de serviços. Por isso é muito importante saber quanto cada veículo está gastando de combustível para cada quilômetro rodado.

Esse cálculo irá ajudar a prever custos com viagens e até mesmo calcular a margem de lucro da empresa. Além disso, é possível comparar dados de uma viagem com outras e de um veículo com outros.

Além disso, é possível verificar qual motorista tem um perfil de direção mais econômico do que outro. Diante dessas informações é possível medir o desempenho da operação e tomar decisões mais acertadas no negócio.

Custo por KM de manutenção

Outro custo importante é aquele de manutenção com os veículos, o ideal é que ele seja o menor possível. Assim como ocorre com os gastos com combustível, gerir os gastos com manutenção ajuda a medir o custo e receita das operações.

Este indicador é interessante para verificar até mesmo quando compensa trocar de veículo se o gasto com manutenção estiver ficando elevado.

Gastos com manutenção preventiva X corretiva

Já falamos anteriormente sobre isso aqui no blog, as manutenções preventivas são bem mais baratas a longo prazo do que as preventivas. Assim sendo, é interessante que o custo com manutenção preventiva seja sempre maior do que aquele gasto com a manutenção corretiva.

Acompanhando esse indicador, podem ser feitos ajustes para melhorar esta média ao longo do tempo.

Tempo de parada dos veículos

Este indicador pode ser consequência do item anterior. Quanto mais manutenções não planejadas precisam ser realizadas, maior é o tempo que o veículo ficará indisponível para a realização de fretes.

Assim como, não acompanhar corretamente esse tempo de parada da frota pode ocasionar desperdícios de recursos.

Gastos com multas por veículo e por motorista

Outro indicador que é necessário ficar de olho é o gasto com multas. Também é importante verificar o que está ocasionando elas e como diminuir ou erradicar este gasto.

E não estamos falando apenas de multas causadas por descuido dos motoristas, pois existem várias penalidades na legislação, como aquelas aplicadas devido a falta de documentos fiscais.

Dicas para a gestão de frotas

Ok, mas e quando já existe um processo de gestão de frotas mas ela precisa ser incrementada. Afinal, a melhoria contínua é necessária em todas as áreas da organização. Para acelerar esse processo, separamos algumas dicas:

Treinamento de funcionários e motoristas

É importante que todos os colaboradores estejam engajados com as metas e objetivos estabelecidos pela organização. Para os funcionários do operacional, é importante deixar claro a relevância de realizar os registros ou lançamentos

Outra questão importante é incentivar a condução econômica dos veículos por parte dos motoristas, explicar a importância da economia de combustível, não apenas para a empresa mas também para o meio ambiente.

Definir metas

Com os dados em mãos, é possível definir o que é esperado em cada área e identificar o que pode ser melhorado Mais a frente no texto, apresentamos indicadores que podem ser acompanhados para entender a evolução da empresa no transporte.

Valorização para quem cumpre as metas

Por último, não menos importante, uma dica que vale a pena por em prática, é valorizar os funcionários que cumprem as metas e objetivos propostos. Podem ser usados brindes simbólicos ou até mesmo um reconhecimento formal do bom serviço prestado.

Cada vez mais podemos observar que pessoas que se consideram reconhecidas no trabalho se tornam mais produtivas e têm menos tendência de deixar o local onde trabalham.

Quais são as tendências e tecnologias empregadas na gestão de frotas?

Para finalizar, não poderíamos deixar de mencionar as tendências e tecnologias inovadoras que podem ser utilizadas na gestão de frota, afinal, é importante ficar de olho no que pode ser aprimorado.

Inteligência artificial

Hoje em dia não há como falar de inovação sem falar de inteligência artificial, é o grande assunto do momento. O interessante é que essa funcionalidade pode ser aplicada para qualquer coisa, literalmente. Na gestão de frotas, por exemplo, ela pode ser usada para análise de dados.

Automação

Uma tendência que vem da indústria e está cada vez mais presente em outras áreas é a automação. Basicamente, é a realização de atividades com pouca ou nenhuma intervenção de humanos.

Parece complexo, mas existem aplicações simples, como um lançamento no sistema de gestão de frotas que pode ser usado para outro ou a importação de um documento para lançamento automático nos softwares.

Veículos elétricos

Esta tendência está chegando no Brasil com os carros elétricos e pode se estender para veículos de cargas também. Sabemos que os gases emitidos no transporte rodoviário de cargas são bastante prejudiciais ao meio ambiente e a diminuição deles é bem importante.

Sistema de gestão de frotas

Esta é uma tecnologia que já está presente na rotina das transportadoras de diversas transportadoras no país e tem muito a acrescentar ao negócio.

Muitas empresas ainda utilizam planilhas na gestão de frotas, não que isso esteja errado, mas com o passar do tempo, o processo acaba se tornando trabalhoso, sem falar no risco de perder as informações.

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