Simples Nacional e MEI: como funcionam e quais são as diferenças?

Seja por necessidade ou pelo desejo de empreender, o interesse em abrir uma empresa faz parte da vida de muitos brasileiros. Para tirar esse sonho do papel, é preciso dedicar tempo para planejar cada etapa. Uma das primeiras decisões a serem tomadas está relacionada à modalidade de enquadramento tributário.

Simples Nacional e MEI são alguns dos termos que você precisa conhecer antes de iniciar as atividades de um pequeno negócio. Cada uma das categorias tem regras específicas e, antes de começar a sua jornada como empreendedor, é importante saber qual é a melhor alternativa para você.

Para determinar qual é o ideal para o seu negócio, é preciso ir além do simples enquadramento tributário. É de suma importância considerar a forma de recolhimento de impostos, os limites de faturamento e os tipos de atividades antes de optar por uma das alternativas.

Preparamos este artigo para que você entenda a diferença entre Simples Nacional e MEI, e veja como isso pode afetar seu negócio. Siga com a leitura!

Microempreendedor Individual

O MEI foi criado em 2008 com o objetivo de reduzir a burocracia para que cada vez mais empreendedores e pequenos empresários possam se formalizar. Quem se cadastrar no MEI é um Microempreendedor Individual, um profissional autônomo. Como consequência da simplicidade de adesão, o mercado de trabalho aquece e a economia gira cada vez mais.

Com sua implantação, o empreendedor passa a ter acesso a diversos benefícios, vantagens e garantias ao se tornar um profissional regularizado no MEI.

Como me cadastrar no MEI?

O processo de formalização é bastante simples e ágil. Depois de se cadastrar de forma online no Portal do Empreendedor, a pessoa vai obter:

• um registro junto ao Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ);
• um certificado de Microempreendedor Individual;
• uma Inscrição Municipal.

O registro no Portal do Empreendedor para a obtenção do CNPJ é uma etapa simplificada, e o processo pode até mesmo ser feito pela Internet.

A etapa de inscrição municipal varia de cidade para cidade e pode requerer o comparecimento junto aos órgãos de registro.

Se você precisa de mais orientações, basta procurar a Sala do Empreendedor na sua região, que é um projeto criado pelo SEBRAE para incentivar a formalização de negócios.

Quem pode ser MEI?

O objetivo do MEI é ser uma opção simples e sem burocracias para ampliar a acessibilidade dos pequenos empreendedores que desempenham atividades específicas. Para isso, o primeiro passo é enquadrar-se nas atividades previstas na legislação:

• atuar em atividades ligadas ao comércio, à indústria e à prestação de serviços;
• atentar-se ao limite de faturamento, R$ 81 mil por ano (cerca de R$ 6.750 por mês);
• ter somente um funcionário contratado;
• não participar em nenhuma outra empresa, seja como sócio, titular ou administrador;

Quais são as isenções e ofícios do MEI?

Quem opta por se tornar MEI automaticamente não precisa pagar tributos federais, tais como:

• Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ);
• Programa de Integração Social (PIS);
• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
• Contribuição Social Sobre Lucro Líquido (CSLL).

Por outro lado, existe a obrigação de contribuir mensalmente com um valor fixo para o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS): R$66, ou seja, 5% do valor do salário-mínimo vigente.

Há também um acréscimo de acordo com a atividade referente ao imposto de ICMS ou ISS.

• Comércio e Indústria: R$1, totalizando uma contribuição de R$67;
• Serviços: R$ 5, totalizando uma contribuição de R$71;
• Comércio e Serviços: R$6, totalizando uma contribuição de R$72.

Já o MEI-Caminhoneiro (transportador autônomo de cargas) deve contribuir com o INSS como prestador de serviços com o valor de 12% sobre o salário mínimo vigente.

O recolhimento da contribuição é feito por uma guia única desenvolvida para esse fim, chamada de Documento de Arrecadação do SIMPLES (DAS). O documento fica disponível para consulta todos os meses, de forma simples, no Portal do Empreendedor.

Quais são os benefícios e as vantagens do MEI?

O empreendedor que regulariza a sua situação tem acesso a benefícios previdenciários, tais como:

• aposentadoria por idade;
• aposentadoria por invalidez;
• auxílio-doença;
• auxílio-maternidade;
• pensão por morte;
• auxílio-reclusão.

Além disso, há também benefícios financeiros, pois o MEI garante a obtenção de serviços bancários, desde a abertura de conta empresarial até a oferta de crédito.

Quando ocorre o desenquadramento do MEI?

O desenquadramento do MEI refere-se ao momento em que o Microempreendedor Individual não atende mais a algum dos requisitos exigidos para ser cadastrado como tal.

O desenquadramento pode ocorrer por opção, a qualquer tempo, produzindo seus efeitos a partir de 1º de janeiro do ano seguinte. Ou também, de forma automática.

De qualquer forma, essa situação não configura a mesma coisa que a extinção do CNPJ, mas apenas a mudança de enquadramento tributário.

Simples Nacional

Criado em 1996, o sistema Simples tem o objetivo de unificar, simplificar e facilitar o regime jurídico das micro e pequenas empresas. Para atingir esse objetivo, foi criada uma guia única que engloba os principais tributos federais, estaduais e municipais.

Em uma só guia estão aglomerados:

• Imposto de Renda da pessoa Jurídica (IRPJ);
• Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);
• Contribuição para o Programa de Integração e de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PIS/Pasep);
•  Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
• Imposto sobre Operações relativas à circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS);
• Imposto Sobre Serviços (ISS);
• Contribuição para a Seguridade Social destinada à previdência social a cargo da Pessoa Jurídica (CPP).

Quem pode optar pelo Simples Nacional?

Caso você não se encaixe nas exigências do MEI, pode optar pelo Simples Nacional. Muitas pessoas têm dúvida se podem ou não escolher essa alternativa, e é isso que vamos detalhar agora.

Podem optar pelo Simples as microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP). Entretanto, nem todas as microempresas e empresas de pequeno porte podem se enquadrar nos requisitos. Veja o exigido:

• ter renda bruta anual de R$ 360 mil, no caso de ME e R$ 4,8 milhões, para uma EPP;
• estarem em situação fiscal regular.
• realizar atividade permitida pela legislação para este regime;

Não podem participar do Simples as empresas que:

• tenham dívidas com a Fazenda Pública ou com o INSS;
• tenham sócios no exterior;
• exerçam atividades financeiras;
• importe combustíveis;
• fabriquem veículos;
• atuem na distribuição de energia elétrica;
• realizem locação de imóveis próprios ou se dediquem ao loteamento e à incorporação de imóveis;
• atuem na cessão ou locação de mão de obra;
• produzam ou comercializem arma de fogo, cigarros, refrigerantes e bebidas alcoólicas.

É possível trocar entre Simples Nacional e MEI?

Já falamos sobre os limites de faturamento das modalidades Simples Nacional e MEI. Para as microempresas (ME), o teto de faturamento aprovado em lei é de R$ 360 mil. Enquanto isso, para as empresas de pequeno porte (EPP), o faturamento deve permanecer entre R$ 360 mil e R$ 4,8 milhões por ano. Já para quem é MEI, este limite é de R$ 81 mil.

O que acontece quando o empreendedor ultrapassa esse valor? Quando essa ocorrência é registrada, é necessário fazer um novo enquadramento:

• descredenciar-se como MEI;
• realizar a alteração na Junta Comercial do seu estado;
• atualizar os dados cadastrais da empresa;
• pagamento dos tributos referentes.

Quando o empreendedor adere ao Simples Nacional, há um acordo para o cumprimento da legislação desse tipo de enquadramento. Se o faturamento ultrapassa os tetos estabelecidos, o empreendedor deve agir para regularizar a situação. Isso é um ponto um pouco diferente entre Simples Nacional e MEI.

Para fins de prestação de contas, há uma margem de 20% para o que exceder no limite do faturamento. Nesse caso, além do recolhimento anual do Documento de Arrecadação (DAS), deverá ser feito um DAS complementar, com o intuito de declarar os valores adicionais.

Como funciona a tributação do Simples?

Com as mudanças propostas pelo Simples, há regras diferenciadas para o pagamento de tributos. Com isso, ficou estabelecido que a empresa deve estar incluída em alguma das faixas de faturamento de acordo com o respectivo ramo de atuação.

• Comércio: a alíquota varia entre 4% e 19%;
• Indústria: a alíquota varia entre 4,5% e 30%;
• Serviços: a alíquota varia entre 4,5% e 33%.

Para tornar o processo de arrecadação mais ágil e confiável, a emissão da DAS e o cálculo dos valores devidos ocorre de forma automatizada.

Como saber se o CNPJ é MEI ou Simples?

O Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) é atribuído tanto ao Microempreendedor Individual cadastrado no MEI quanto à empresa cadastrada no Simples.

Para consultar se um determinado CNPJ é MEI ou Simples Nacional é fácil. A consulta é feita por meio do portal da Receita Federal.

• acesse o site da Receita Federal;
• preencha a lacuna com os 12 dígitos do CNPJ;
• o resultado mostrará se o CNPJ optou pelo Simples (que serve para MEI também) ou pelo SIMEI, que é estritamente para o Microempreendedor Individual.

O funcionamento do Simples Nacional para o MEI

O MEI é uma pessoa física com CNPJ. Essa categoria permite a contratação de um único colaborador. Caso seja necessário contratar mais profissionais, será necessário abrir uma Microempresa (ME) ou uma Empresa de Pequeno Porte (EPP). Lembrando que tanto a ME quanto a EPP podem recorrer ao Simples Nacional para desburocratizar suas declarações fiscais.

Para o MEI, a adesão ao Simples Nacional é imediata e obrigatória: somente o pagamento do Documento de Arrecadação do Simples (DAS) é exigido. Já em relação à cobrança para as Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, como mencionado anteriormente, as alíquotas variam entre 4% e 19% a depender do porte da empresa. O pagamento é feito por meio do recolhimento do Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF) — semelhante ao DAS, mas direcionado somente para microempresas e EPPs.

As obrigações do MEI

O Microempreendedor Individual precisa cumprir alguns processos fiscais para se manter legalizado. Ser MEI significa estar em dia com documentos de cunho fiscal gerados por qualquer atividade (venda ou prestação de serviços) relacionada ao seu negócio. Conheça as principais obrigações da categoria.

Pagamento da guia DAS-MEI

O microempreendedor precisa emitir e pagar a guia DAS mensalmente. Ela reúne todos tributos relacionados à receita do seu empreendimento (INSS, ISS e ICMS/IPI), por isso é importante pagá-la na data correta, até o dia 20 de cada mês, para evitar multas e juros.

Emissão de Nota Fiscal

A nota fiscal é um documento que comprova a legitimidade das relações comerciais entre dois agentes, o prestador (ou vendedor) e o tomador (ou comprador). A emissão de documento fiscal a cada negociação é obrigatória para todos os MEIs que prestam serviços ou comercializam com destinatários que possuem CNPJ. Para serviços, é possível emitir o documento fiscal da NFSe por meio do Portal Eletrônico da cidade onde exerce seu trabalho.

Declaração anual do faturamento

A declaração anual é obrigatória para todos os MEIs. Ela deve ser realizada no Portal do Empreendedor ou pelo aplicativo MEI Fácil — nesses dois canais também são encontradas as guias DAS para o recolhimento dos impostos mensais.

Licenciamento e autorizações necessárias para a atividade exercida

Para exercer a atividade de Microempreendedor Individual, é necessário que a prefeitura local autorize suas funções. Também é preciso cumprir as normas e exigências do ofício escolhido para não sofrer sanções futuras por exercício ilegal. Logo, é recomendado tirar todas as dúvidas na prefeitura do seu município para garantir a total legalidade do seu empreendimento.

Escrituração contábil simplificada

Qualquer empreendedor optante pelo Simples conta com facilidades na hora de emitir notas fiscais, pois é um modelo universal utilizado em todo o território nacional.

Certificado Digital e desburocratização do MEI

Certificado Digital (CD) corresponde a um arquivo de dados criptografados que identificam uma pessoa física ou empresa na internet. Ele é semelhante à carteira de identidade eletrônica, permitindo a realização de transações online.

A utilização do Certificado Digital no Simples Nacional oferece diversos benefícios interessantes.  O principal é a redução dos custos com o compartilhamento, processamento e a proteção de documentos. Além disso, as transações autenticadas por meio do CD têm mais credibilidade e segurança do que aquelas apenas assinadas com o próprio punho.

Como o Certificado Digital pode facilitar a vida do MEI?

O Certificado Digital é bastante útil para quem é MEI, ME ou EPP. Além das possibilidades já mencionadas, existem outras, que agilizam processos burocráticos do seu negócio. Entre elas, pode-se citar maior eficiência na:

• restituição do Imposto de Renda (IR): o CD autentica a identidade do contribuinte no sistema da Receita Federal, permitindo que ele verifique todos os dados relacionados à sua declaração e faça as alterações necessárias;
• assinatura digital de documentos: assinar documentos remotamente é essencial para o MEI , pois ele não fica limitado a barreiras físicas, eliminando custos de deslocamento e desperdício de tempo. Por exemplo, ao fazer a declaração anual, a confirmação de que as informações são originárias do próprio microempreendedor é viabilizada.

Fica claro que a implantação do Simples Nacional e MEI representa um avanço importante na evolução da nossa legislação tributária. O incentivo ao empreendedorismo e os benefícios aos empreendedores favorecem diretamente o desenvolvimento empresarial do país, bem como a busca pela formalização das atividades no Brasil.

Uma dica importante para tomar a melhor decisão é contar com o apoio de um contador experiente. Assim ele pode analisar o seu caso em específico e indicar o a melhor opção.

O que achou do nosso texto? Tirou suas dúvidas entre o Simples Nacional e MEI? Conte-nos nos comentários abaixo qual dessas modalidades de enquadramento tributário é a melhor para seus futuros projetos. E não se esqueça de compartilhar o post em suas redes sociais!