Nota fiscal em contingência: entenda o que é e como usar

A nota fiscal eletrônica é um dos mais importantes documentos fiscais para uma empresa. Para a maioria delas, a emissão é obrigatória e pode ser realizada por meio de um software específico de gestão fiscal, que deve se conectar diretamente com o portal da Sefaz. No entanto, embora feito para trabalhar sem interrupções esse portal também pode ficar indisponível por várias horas e até dias dependendo do problema técnico envolvido.

Neste post, falaremos de uma situação especial referente à emissão da NF-e. Trata-se da nota fiscal em contingência. Entenda o que é e como usá-la!

O que é nota fiscal em contingência?

A nota fiscal em contingência ou modo de contingência se refere à possibilidade de emitir o documento mesmo quando o software emissor não consegue se conectar com os webservices da Sefaz do Estado em que a empresa atua, que é chamada de Sefaz Origem.

Como o processo de venda do contribuinte não deve parar, o comprador (que também é contribuinte) precisa receber o produto. Para contornar o problema, existe a possibilidade de emitir a NF-e em modo de contingência.

O modo de contingência é aconselhável, portanto, quando o sistema está lento ou, quando o acesso à conexão está difícil ou impraticável.

Dessa forma, a emissão da nota fiscal não é realizada em tempo real, mas, ainda assim, o contribuinte não tem que esperar muito tempo para receber o documento — a espera longa pode gerar insatisfação.

É possível conferir o status da conexão da Sefaz do seu estado conferindo no Portal nacional da NFe . O verde significa conexão normal, o amarelo oscilação e falha de conexão por até 10 minutos, já o vermelho ocorre quando há falha de conexão por mais que 10 minutos.

Embora a disponibilidade registrada no portal seja útil, há casos onde o status está como verde e mesmo assim há falhas na conexão. Ou então, o status está como amarelo e os documentos são autorizados sem problemas. Porém, esse é um canal importante para acompanhar a disponibilidade dos serviços da Sefaz.

Quais são os cuidados com a nota fiscal em contingência?

A nota fiscal em contingência é a emissão do documento sem prévia autorização do fisco. A única exigência é que a NF-e precisa ser transmitida à Sefaz no prazo máximo de 30 minutos depois da venda efetivada.

O modo de contingência só deve ser utilizado quando a operação normal não puder ser feita. O uso excessivo da nota fiscal em contingência pode atrair a atenção do fisco e despertar suspeitas. É importante lembrar que nem todos os estados permitem essa modalidade de emissão. Nos estados em que se usa ainda o Cupom Fiscal, a contingência acontece via SAT (um aparelho que documenta as transações comerciais).

Nessa forma de emissão, não é permitido cancelar e nem fazer a carta de correção. No caso da NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor eletrônica), o cancelamento já é permitido, mas a carta de correção ainda não é. O cancelamento deve ser efetuado antes de o produto ter sido enviado ao cliente, ou antes de completar meia hora desde que a Sefaz autorizou a emissão.

Quando a empresa recorre com muita frequência à emissão em modo de contingência, ela pode ter problemas como:

• a nota fiscal em contingência deve ser enviada à Sefaz depois que tudo voltar ao normal, mas ela pode ser rejeitada e, consequentemente, causar retrabalhos e conflitos com os compradores;
• as NF-es em contingência ficam disponíveis para consulta na página da Sefaz ou por meio de QR-Code, o que pode resultar em denúncias e queixas quando o documento não é identificado logo após a efetivação da compra;
• o gestor se arrisca a perder informações da nota fiscal até que esteja no sistema da Sefaz.

Por isso, se recomenda aplicar o modo de contingência em casos extremos, que realmente causem comprometimento à empresa. Em situações mais amenas, é melhor aguardar que o sistema se normalize para emitir a nota fiscal em tempo real.

Como se dá a emissão da NF-e em contingência?

O modo de contingência se dá da seguinte forma:

1. tentativa de emissão: a NF-e nº 20 é direcionada à Sefaz e problemas de natureza técnica impedem a operação (no modo de contingência, o ideal é não usar o mesmo número de documento enviado para a Sefaz no modo normal para que não haja duplicidade — sendo assim, o modelo de contingência pode ser o nº 21);
2. emissão offline: a NF-e é emitida em contingência (é possível armazenar o Danfe em duas vias ou fazer o armazenamento digital em lugar seguro; caso, na primeira tentativa, o serviço retornar à normalidade, o ideal é fazer o cancelamento da NF-e nº 20; se não for efetivada a tentativa, é possível manter a numeração usada na emissão offline);
3. transmissão da NF-e: após a resolução do problema técnico, a NF-e é enviada à Sefaz para autorização.

Mas qual a diferença entre a contingência offline e a contingência da Sefaz? A contingência offline vai ocorrer justamente quando não houver comunicação com a Secretaria da Fazenda. Dessa forma, ela vai ser emitida sem que haja qualquer tipo de autorização por parte dos órgãos próprios para isso. Sendo assim, vai haver a emissão da nota fiscal, além de os DANFEs também serem impressos sem a devida autorização.

Como vimos, é uma atividade legalizada, mas que precisa de cuidados específicos (abordaremos sobre isso mais adiante).

Dessa forma, a contingência offline é aquela feita de forma pontual quando ocorre algum tipo de problema.

Quais são as modalidades de contingência?

Conforme registrado no Manual da Contingência (Portal da Nota Fiscal Eletrônica), há três modalidades de contingência:

1. Formulário de Segurança (Papel Moeda);
2. Sistemas de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN);
3. Declaração Prévia de Emissão em Contingência (DPEC).

Formulário de Segurança (FS-DA)

A emissão do Danfe em FS-DA deve ser usada apenas quando o ambiente do contribuinte não obtiver conexão com a Sefaz Origem, nem com as demais opções de contingência (DPEC e SCAN). Isso decorre de algum transtorno no link de internet do contribuinte ou quando na Sefaz Origem, o SCAN e o DPEC se apresentam indisponíveis ao mesmo tempo.

A dificuldade nessa modalidade é possuir o papel próprio para esse tipo de emissão, que é o FS-DA. Esse tipo de papel é disponibilizado por gráficas e estabelecimentos específicos, visto que o papel possui marcas e dispositivos de segurança parecidos com o papel moeda.

SCAN

Trata-se de um ambiente parecido ao da Sefaz Origem. É outra estrutura de webservices, com a finalidade de realizar o recebimento e a autorização das NF-es.

O SCAN foi desenvolvido para prestar suporte às autorizações da nota fiscal eletrônica durante a indisponibilidade da Sefaz Origem (manutenções) ou quando a Sefaz pedir sua ativação. É aberto então esse canal de envio alternativo e a NFe é então autorizada por uma Sefaz diferente da Sefaz normal de origem do emissor.

Quando uma NF-e é autorizada por esse ambiente online alternativo ela já tem validade fiscal e não é necessário enviar ela depois a Sefaz de origem.

DPEC

DPEC é um segundo ambiente online que dá suporte à nota fiscal em contingência. Essa modalidade não autoriza a nota fiscal eletrônica, mas declara que o documento precisou de emissão no modo de contingência e envia dados resumidos sobre a operação. A empresa contribuinte pode solicitá-lo todas as vezes em que não obtiver conectividade com a Sefaz Origem.

A decisão pela nota fiscal em contingência está a cargo da empresa contribuinte. Quando fica identificado o problema na conexão, a empresa pode optar pelo modo de contingência ou esperar até que a situação se normalize.

Se ainda possui dúvidas com relação à emissão em contingência, confira o vídeo disponível em nosso canal no YouTube:

Quais os cuidados para a emissão da nota fiscal em contingência?

É importante, ainda, ficar por dentro de alguns dos cuidados necessários para a emissão das notas fiscais em contingência. Como podemos perceber, trata-se de um uso legal. No entanto, caso a empresa não tome as medidas necessárias, existem riscos de não estar em dia com as obrigações do fisco, especialmente quando a nota em contingência é utilizada em excesso.

O ideal é que essa utilização seja vista pelo negócio como uma exceção. Dessa forma, o empreendimento deve utilizar a nota em contingência para casos em que ocorrerem qualquer tipo de gargalo com o portal do governo onde é realizada a autorização da emissão.

Outro cuidado importante a ser levado em consideração é de ajustar as informações na nota se ocorrer qualquer inconsistência, levando sempre em consideração as regras da Sefaz. Se isso não for feito, vão haver inconsistências também com as informações fiscais da empresa, o que pode ocasionar no pagamento de taxas.

Por essa razão, sempre que possível oriente sua equipe a respeito da nota em contingência, além de aplicar treinamentos e capacitações periódicos sobre o tema para que todos tenham a consciência a respeito do uso, bem como entendam sobre as boas práticas.

Como emitir a nota em contingência?

Para que todo o processo seja feito da melhor forma e as boas práticas sejam seguidas, também é importante entender quais são as dicas para emitir a nota em contingência. Antes de mais nada, ressaltamos que cada estado conta com as suas particularidades. Portanto, entenda quais são elas e o que é preciso ser feito em diferentes contextos.

A partir disso, chegou o momento de fazer a emissão da nota em contingência, quando é necessário:

• a partir do momento em que o processo comum da emissão não for permitido por gargalos que fogem do controle do negócio, será necessário entender a possibilidade de uma emissão em contingência;
• utilizar um número de nota diferente daquela original (ou seja, aquela tentativa em ambiente normal e que retornou com erro de conexão) para que não haja duplicidade de nota no sistema da Sefaz;
• entender quais são as ferramentas próprias para a emissão da nota em contingência com o objetivo de realizar a atividade;
• imprimir a DANFE em duas vias, uma vez que a primeira será enviada para o cliente e a segunda será armazenada digitalmente;
• Após a conexão voltar ao normal é preciso transmitir à Sefaz o XML da nota emitida em contingência para garantir que todo o processo tenha sido feito dentro da legalidade. Exceto se utilizou a modalidade de Contingência Virtual.

É importante dispor de um software emissor de NFe que contribua na tomada da melhor decisão. O software da Bsoft oferece funcionalidades diversas para ajudar o gestor, inclusive a emissão de documentos fiscais como MDF-e. Também permite o uso em modo de contingência e tem disponível o suporte técnico de forma permanente e ilimitada.

Já emitiu notas fiscais em modo de contingência? Que modalidade utilizou? Ainda não encontrou o software de emissão ideal, que se adéqua às necessidades de seu negócio? Então, aproveite para entrar em contato conosco e conhecer melhor nosso produto. Teremos a maior satisfação em tirar todas as suas dúvidas!