Centro de distribuição: como é desde a organização ao funcionamento?

O centro de distribuição, também conhecido como CD, pode ser um diferencial competitivo importante para seu negócio. Ele faz parte de uma boa estratégia logística.

Um CD bem-estruturado garante mais eficiência e mais agilidade para a empresa, e muitas organizações perdem espaço no mercado porque não dispõem de um CD ou contam com algum, mas sem a atenção necessária. Neste artigo, vamos falar sobre o que é centro de distribuição, explicando desde a sua organização até o seu funcionamento!

O que é um centro de distribuição?

O centro de distribuição é uma unidade física que serve para armazenar e despachar mercadorias. É o lugar onde ficam os produtos quando chegam das fábricas até o momento de serem distribuídos aos pontos de vendas (PDVs). É uma área estruturada para receber os itens de maneira centralizada.

Internamente, por meio de processos logísticos apropriados, a distribuição fica organizada em quantidades menores. As entregas costumam ser feitas pelas distribuidoras, que se responsabilizam pelas mercadorias até que cheguem ao seu destino (lojas, consumidores finais).

Para que tudo funcione corretamente, são efetivadas rotinas de gerenciamento de estoque, armazenagem e outras atividades. A finalidade é que, por meio de uma gestão eficiente, os processos bem-estruturados permitam agilizar as operações logísticas (inclusive, cumprindo os prazos com os clientes), diminuir os gastos e aumentar os lucros.

Como funciona um CD?

A rotina de um centro de distribuição costuma ser cheia, sempre com tarefas divididas entre todas as áreas e um trabalho síncrono que garante o atendimento às demandas.

Com o CD, podemos centralizar o estoque, o que vai garantir mais rapidez nas operações de distribuição e atendimento ao cliente. Por isso é crucial contar com uma localização estratégica, próxima à saída da cidade, o que evita o tráfego das vias internas. Essa localização também posiciona o CD perto de rodovias importantes, portos e aeroportos e, é claro, de clientes e fornecedores.

Esse posicionamento estratégico já promove o alcance de algumas metas, como a redução de gastos, pois os custos com frete e combustível diminuem.

Também é necessário gerenciar corretamente o estoque, responsabilidade que cabe ao CD. Dessa forma, a empresa se prepara para satisfazer as demandas dos clientes, entregando as mercadorias que eles procuram no tempo certo. Consequentemente, é construído um relacionamento profundo com o cliente, o que aumenta as chances de fidelização.

5 principais funções de um Centro de Distribuição

Um centro de distribuição não somente recebe e expede os produtos. Os CDs mais eficientes são versáteis e bem-desenvolvidos, oferecendo funções diversas na cadeia de produção.

1. Recebimento de produtos

O recebimento dos produtos é a base para as outras operações e processos no CD, sendo de alta relevância e muito recorrente. Os profissionais devem ser ágeis e qualificados para organizar as docas de descarga dos veículos e para efetuar, além do trabalho manual, a conferência dos documentos e da carga.

2. Movimentação

Depois que as mercadorias dão entrada, é necessário que o CD disponha de processos sólidos para movimentar os produtos internamente, isso é conhecido como transporte interno de CD.

Geralmente, os CDs são galpões bem amplos. É preciso ter cuidado com o deslocamento interno para que não seja prejudicada a armazenagem. A movimentação requer agilidade para suprir as necessidades de entrega ou até a limpeza das docas e dos espaços, isso garante a agilidade necessária para atender às necessidades do consumidor.

3. Armazenamento

Embora a armazenagem passe a ideia de imobilidade, ela é uma etapa dinâmica. Isso porque as mercadorias não precisam, necessariamente, permanecer no armazém por um período muito longo. A finalidade é transportá-las quanto antes para locais diferentes, como os pontos de vendas ou as residências dos consumidores finais. É importante que sejam armazenadas somente quantidades suficientes, sem faltas, nem excessos.

Os diferentes tipos de armazenagem são outro ponto a considerar:

• Temporária: cujos itens permanecem por um período incerto, como produtos acabados, grãos e outros;
• Permanente: os itens são fundamentais para o ciclo de produção, como matérias-primas e máquinas (por isso, permanecem continuamente);
• Interna: os itens ficam guardados em uma construção com infraestrutura adequada;
• Externa: os itens não ficam em nenhuma construção, podendo ficar cobertos com uma lona (como os grãos de uma grande safra e alguns materiais pesados).

Quanto aos sistemas de armazenagem, temos vários tipos: WMS (gerenciado por um software específico), porta-pallets convencional (estruturas metálicas organizadas em fileiras e corredores separando umas das outras), estantes (estantes de madeira ou metal para receber os itens) ou flow-racks (estruturas metálicas, levemente inclinadas, que funcionam como estantes).

4. Separação

A separação realiza um papel essencial nos centros de distribuição. Trata-se de uma etapa de finalização, em que a empresa costuma controlar produtos e processos.

Na separação, os produtos são retirados e preparados para o despacho. Nessa etapa, é importante cumprir todas as documentações e protocolos para evitar falhas e retrabalhos, além de eventuais reclamações dos clientes.

5. Expedição

Nessa etapa, também chamada de “despacho”, os produtos são enviados para os clientes. Conforme o tamanho da empresa ou outros fatores, a expedição pode ser própria ou terceirizada. A finalidade do centro de distribuição, como já dissemos, é tornar mais ágil o processo de entrega – as viagens devem ser, portanto, mais objetivas de forma a assegurar o cumprimento dos prazos e a satisfação dos clientes.

O sucesso da entrega ainda está relacionado ao processo de transporte. É necessário analisar o veículo ideal para a carga em questão e cuidar da documentação necessária (conhecimento de transporte eletrônico, nota fiscal eletrônica, manifesto eletrônico de documentos fiscais, seguro de responsabilidade civil do transportador rodoviário de cargas, código identificador de operação de transporte, romaneio, ordem de coleta de carga).

Há ainda que avaliar a forma como a carga será transportada (temos, nesse sentido, principalmente a carga lotação e carga fracionada) conforme o que for mais viável para a empresa e para o cliente. É de grande relevância pensar bem na roteirização e no sistema de rastreamento e monitoramento da carga, além de calcular corretamente as despesas referentes a combustível e manutenções.

Garantir que o CD e o processo de transporte estejam em sintonia é importante para conquistar a satisfação do cliente por meio do recebimento dos produtos dentro dos prazos.

Quais são as diferenças entre um CD e um armazém?

Vale também fazer uma diferenciação entre o centro de distribuição e o armazém, pois é natural que exista alguma confusão em relação a esses dois conceitos.

O CD funciona como um elo que liga o fornecedor ao cliente. Assim, ele se propõe a atender o cliente da maneira mais prática e objetiva possível. Para empresas varejistas, por exemplo, os produtos geralmente são enviados a partir do CD, pois ele abrangem mais etapas que podem atender a demandas específicas.

Ele é provido com tecnologia avançada para a gestão do processo de pedidos, de armazenagem e de transporte e outras coisas. Nos CDs, os produtos podem apresentar prazos de validade mais curtos, como acontece com aqueles que suprem as necessidades dos supermercados.

Múltiplos serviços integram os centros de distribuição, como atendimento de pedidos, embalagens, cross docking, atividades de natureza operacional de setores diferentes. O centro de distribuição atua como um prestador de serviços altamente estratégico da empresa.

Por outro lado, o armazém apresenta como função mais importante estocar itens com eficiência, o que inclui o produto acabado, a matéria-prima, os equipamentos e demais insumos. Ele atende, principalmente, o setor produtivo do negócio. O ritmo de trabalho em um armazém é menos rigoroso e mais lento.

Ainda assim, de acordo com os itens armazenados, as atividades e os processos podem ser complexos. O armazém pode desenvolver um papel importante, até vital, e serve de resgate em ocasiões em que a demanda é muito elevada.

Enfim, tanto o armazém quanto o CD são ativos valiosos, mas com atuações estratégicas diferentes.

Tipos de Layout

O layout também é um fator relevante em um CD. A edificação adequada do centro de distribuição, a distribuição dos setores e das áreas de recebimento e armazenamentos são relevantes para melhorar a produtividade. Um CD provido de um layout adequado produz agilidade nos processos internos, diminui retrabalhos e custos com máquinas e ferramentas.

Basicamente, podemos considerar dois tipos de layout. Veja-os abaixo.

Baseado no fluxo de produtos

Nesse caso, o design contribui para o fluxo de produtos, formando uma linha reta: os itens são recebidos em uma extremidade do centro e são despachados na outra extremidade. No meio, eles ficam armazenados, evitando os congestionamentos

Baseado no giro das mercadorias

Nesse segundo tipo de layout, o projeto prioriza os itens de maior movimentação e os dispõe perto da área de separação. As áreas de coleta e de armazenagem oferecem volumes altos, mas com tamanho menor.

Com a ajuda de esteiras elevadas, as mercadorias são separadas, permitindo que o espaço no chão seja usado para outras áreas. O objetivo é melhorar a produtividade, dando prioridade às atividades em conjunto sobre um determinado produto, conforme sua demanda.

Quais as vantagens de utilizar um centro de distribuição?

Podemos citar algumas vantagens do centro de distribuição, confira.

1. Estoque centralizado

O CD é uma ótima escolha para a empresa que deseja investir na centralização de estoque. Os produtos ficam concentrados somente em um lugar. Assim, tanto as entregas quanto os recebimentos são realizados em um mesmo ponto.

Essa estratégia facilita as coisas tanto para a empresa – pois ela pode realizar entregas maiores de uma vez só – quanto para os fornecedores – que enviam todos os produtos para o CD.

2. Gestão da sazonalidade

O gerenciamento unificado permite um melhor controle da sazonalidade. Podemos prever as variações na quantidade de itens estocados de acordo com o período do ano. Desse modo, o controle sobre as movimentações dos itens fica otimizado.

3. Atendimento de qualidade

Operações simplificadas permitem evitar erros e otimizar os processos, o que aumenta a capacidade da empresa na oferta de mais qualidade no atendimento. Os clientes percebem que a organização se preocupa em prestar um atendimento que satisfaz as necessidades deles.

4. Redução de custos

Uma das principais vantagens de um centro de distribuição é a redução de custos. Mais especificamente, essa redução é perceptível com o combustível e com o frete de produtos.

É importante prestar atendimento a muitas regiões a partir de um ponto central e estratégico. Esse simples exemplo já revela o quanto o CD contribui para diminuir custos.

O CD também potencializa o alcance da empresa, considerando aspectos logísticos. Isso contribui para gerar mais negócios e aumentar o faturamento.

5. Controle sobre processos

Todas as tarefas relacionadas ao recebimento, à conferência, à armazenagem, à separação e à expedição ocorrem no centro de distribuição. Os processos se desenvolvem de forma centralizada, facilitando o controle dos gestores. O controle centralizado também ajuda a reduzir as perdas de produtos e os atrasos.

O CD é o lugar em que todo o gerenciamento logístico é realizado. Com um centro, em vez de muitos galpões, o controle das operações é menos complexo e, consequentemente, ocorrem menos erros e retrabalhos.

6. Entregas agilizadas

Um CD estrategicamente situado, bem-organizado internamente (com todos os itens devidamente dispostos), permite que as entregas sejam efetuadas com mais agilidade.

Desse modo, os funcionários otimizam seu tempo e podem dedicá-lo a outras tarefas. Outro efeito positivo das entregas em tempo hábil é que a empresa consegue consolidar uma boa imagem diante de seu público.

7. Atenção ao arranjo dos itens

O layout aprimorado para desenvolver os processos é tão relevante quanto o CD. Não adianta ter um grande armazém com estoques diversos se não existe organização.

A falta de organização atrapalha o trabalho dos profissionais, que não conseguem cumprir suas atividades da forma certa devido à disposição inadequada dos itens.

O arranjo prático e objetivo do centro de distribuição permite o usufruto das demais vantagens que já citamos. É preciso considerar os espaços disponíveis, os equipamentos, os acessórios, os produtos. Cada categoria deve contar com um lugar específico que deve ser conhecido e acessível a todos os funcionários do CD.

Quando abrir um centro de distribuição?

Um dos motivos principais para abrir um centro de distribuição é o crescimento da empresa. O CD, como estamos vendo ao longo do texto, facilita diferentes processos logísticos, ou seja, ele viabiliza o atendimento de grandes demandas a clientes diferentes.

Para uma empresa pequena, que vende em apenas um ponto, diretamente ao consumidor final, não faz muito sentido abrir um CD. O CD se propõe a facilitar a distribuição dos produtos e agilizar as entregas, independentemente de volume e distância.

Como organizá-lo?

Se os processos do CD são otimizados, o fluxo de atividades melhora naturalmente. Para organizar um centro de distribuição, os passos abaixo podem ajudar.

1. Gerenciamento de entregas

Para organizar o CD, respeitar os prazos de entrega é um dos fatores mais relevantes. Deve-se manter um controle sobre quais produtos devem ser entregues em datas específicas a fim de evitar atrasos e para que o planejamento inicial seja seguido.

Um sistema de gestão automatizado contribui para o controle eficaz das entregas. As informações ficam registradas no sistema e somente os profissionais autorizados têm acesso a elas e podem gerenciá-las.

2. Controle de qualidade

Os itens estocados devem passar por uma gestão de qualidade. O centro de distribuição precisa contar com uma infraestrutura que garanta que os produtos sejam conservados em bom estado até que cheguem aos pontos de vendas. Isso é ainda mais relevante quando falamos de produtos perecíveis, como os do setor de alimentação.

3. Sistema WMS

Já falamos brevemente sobre o sistema WMS. WMS são as iniciais de Warehouse Management System (Sistema de Gerenciamento de Armazém).

Esse software controla os recebimentos, as entregas, a separação, o endereçamento e outras funções do CD. Assim, conseguimos fazer a manutenção dos processos organizados e impedir que ocorram prejuízos.

Conquistar clientes com essa tecnologia certamente é mais fácil. O CD se destaca de outros porque conta com tecnologias mais bem-desenvolvidas.

Como gerenciar o centro de distribuição?

A gestão de um CD implica em investir em processos logísticos proativos, com a antecipação de falhas e a superação de expectativas, pois assim a empresa obtém mais confiabilidade da parte dos clientes, melhorando sua reputação. A otimização da distribuição é uma estratégia que permite que os produtos estejam disponíveis no lugar e no momento certo, a custos mais atrativos.

1. Defina prazos realistas

Claro que os prazos curtos de entregas são importantes e a tendência é que os clientes se sintam motivados a concluir o negócio com empresas mais ágeis. Contudo, e se não for possível cumprir o prazo por ser curto demais? Aí a situação não é favorável para a empresa. Por isso, é um erro combinar datas de entregas promissoras sem antes tratar com o setor de distribuição e transporte.

Os prazos acordados com o cliente devem ser realistas. Para definir períodos confiáveis, é importante analisar o histórico das entregas e fazer um cálculo aceitável para a efetivação de um serviço completo, considerando os trabalhos no centro de distribuição e o período do transporte nas rodovias.

Queremos ressaltar, dessa forma, que é necessário considerar não somente o transporte, mas todas as etapas envolvidas no processo de distribuição. Avalie a performance nos processos de entrega e jamais defina prazos difíceis de cumprir. Além disso, caso ocorram atrasos em função de imprevistos, comunique imediatamente o cliente e tome, quanto antes, as medidas necessárias para sanar o problema.

2. Foque na qualidade dos processos

Mais uma vez, retomamos a questão da qualidade. Há muitos processos no CD que precisam ser coordenados, como:

• Recebimento e despacho dos produtos;
• Gestão de estoque;
• Controle da preservação e validade das mercadorias;
• Monitoramento do armazém;
• Inventários;
• Gestão dos pedidos.

Erros nas atividades de movimentação podem gerar:

• Dificuldade em encontrar alguns itens;
• Retrabalhos;
• Pedidos incompletos ou separados de forma errada;
• Perdas, avarias nos produtos.

Monitore os processos para que possam ser melhorados por meio de recursos que transformem as rotinas, deixando-as mais produtivas.

3. Elabore mapas de entrega

O CD depende de processos alinhados. O transporte, como já foi ressaltado, é fundamental e deve ser aprimorado por meio de um TMS e rotas inteligentes.

Os mapas de entrega podem ser elaborados conforme critérios como:

• Volume de entregas;
• Quantidade de viagens;
• Rotas mais rápidas;
• Destinos e paradas;
• Rotas mais seguras;
• Infraestrutura das rodovias;
• Consumo de combustível;
• Pedágios;
• Limitações de horários;
• Prazos;
• Distância percorrida.

4. Invista na iluminação

Uma boa iluminação no CD contribui para que o alcance e a visibilidade das mercadorias melhorem, o que facilita encontrá-las mais rapidamente. Isso ajuda também a evitar extravios e perdas. Quanto mais facilitado o acesso aos itens, mais efetivos serão os processos de separação e preparação dos pedidos (picking).

A instalação de lâmpadas LED, por exemplo, otimiza a luminosidade em galpões/armazéns. São econômicas, seguras e não oferecem riscos em relação a produtos perecíveis ou remédios, por exemplo.

5. Cuide da segurança

A segurança em um centro de distribuição é uma preocupação essencial para garantir o bem-estar dos funcionários, a integridade dos produtos e a eficiência operacional. Devem ser levados em consideração as seguintes práticas:

• Treinamento e conscientização de funcionários sobre práticas adequadas, como o manuseio correto de mercadorias e uso de equipamentos de segurança;
• Fornecimento de Equipamentos de Proteção Individual (EPIs), como capacetes, luvas, óculos de proteção, calçados de segurança e coletes refletivos que podem variar de acordo com as atividades específicas do centro de distribuição;
• Adequar o lugar para evitar acidentes e permitir o fluxo de trabalho, como desobstruir áreas de circulação, manutenção de equipamentos e áreas de armazenamento, e comprimento de regulamentações de saúde e segurança no trabalho;
• Implantar um sistema de detector de fumaça e equipamentos de combate a incêndios;
• Atender a segurança física do lugar, como adotar controle de acessos a entrada com sistemas de identificação, instalar câmeras de segurança e cercas.

6. Preocupe-se com a sustentabilidade

Toda empresa que trabalha com embalagens e mercadorias, acaba por gerar muitos descartes, o que não é diferente em um cetro de distribuição. Gerenciar corretamente o lixo produzido, reciclando e reutilizando o que for possível, reduzir o consumo de energia, minimizar a pegada de carbono, implementar embalagens e processos eco-friendly também trazem redução de custos para a empresa.

Estas práticas não são apenas importantes para o planeta, como também têm sido adotadas como diferencial competitivo. Empresas que buscam por adoção de medidas que contribuem para a preservação do meio ambiente são bem-vistas mediante consumidores, outras empresas e até perante o governo.

Aplique conceitos da logística reversa e procure parcerias e colaborações para otimizar gerenciamento eficiente do fluxo de produtos ou materiais que retornam da cadeia de suprimentos.

Desafios enfrentados em um centro de distribuição

Como qualquer empreendimento de empresarial, ao abrir um centro de distribuição, você também terá problemas e dificuldades que precisam ser analisadas para maximizar o sucesso do negócio. Entre elas podemos destacar:

1. Complexibilidade da cadeia de suplementos

Trabalhar com logística é lidar com diversos fornecedores parceiros logísticos, modos de transporte e demandas dos clientes. Coordenar e sincronizar todas essas partes pode ser um desafio significativo, especialmente quando há diferentes sistemas de gerenciamento e padrões de comunicação. O ideal neste caso é contar com sistemas de gerenciamento que possuam integrações com outros softwares da cadeia logística e facilitem a troca de informações.

2. Demandas crescentes de e-commerce

Apesar da demanda crescente ser uma grande oportunidade para CD, também é um desafio bem grande. Impulsionados pela pandemia, as vendas online tiveram uma explosão nos últimos anos, algo que pode causar sobrecarga se não administrada corretamente. Necessidade de entrega rápida e maior volume de pedidos individuais, podem aumentar ainda mais a complexibilidade de gerenciamento.

3. Sustentabilidade e Responsabilidade social

Práticas ecologicamente responsáveis, são muito importantes, como falamos anteriormente, entretanto, a pressão para a adoção de medidas sustentáveis pode se tornar mais um item na enorme lista de afazeres gerenciais. Os centros de distribuição enfrentam desafios para reduzir o consumo de energia, minimizar a pegada de carbono, implementar embalagens e processos eco-friendly, além de garantir o cumprimento de regulamentações ambientais.

Como usar a tecnologia a seu favor?

O centro de distribuição moderno depende de uma boa tecnologia para ser bem-sucedido. Trata-se de um fato confirmado estatisticamente.

Conforme a Robotics Business Review, CDs automatizados apresentam 36% mais chances de diminuir gastos com mão de obra em um percentual médio de 3% ao ano. Outro dado relevante é que eles apresentam 40% mais chances de enviar o produto no dia em que o pedido é feito. Desse modo, o centro de distribuição se torna bem mais competitivo e se destaca da concorrência que não conta com os mesmos recursos.

Certas soluções auxiliam no front, como o recebimento dos itens ou a visualização dos estoques. Boas ferramentas permitem uma visão sistêmica do CD, gerenciando riscos e melhorando a logística.

Mas a tecnologia vai além de resolver questões operacionais. Existem softwares de gestão capazes de centralizar o controle das atividades e integrar e analisar dados, transformando-os em informações estratégicas para a solução de conflitos e a tomada de decisões.

Um estudo da Deloitte, focado em empresas com cadeias de suprimentos de elevada performance, revelou que:

• 75% dos gestores usam softwares de otimização;
• 67% usam softwares de visualização dos processos;
• 75% também aproveitam as inovações, como as ferramentas mobile.

São soluções que servem de base para utilizar ferramentas ainda mais estratégicas e operacionais. Os sistemas de gestão ajudam a gerenciar e organizar os centros de distribuição, promovendo o desenvolvimento da empresa a partir do controle de armazém (WMS), frotas (TMS) e outras funcionalidades que geram melhorias nos processos.

O centro de distribuição é da máxima relevância para transportadoras, atacadistas, varejistas e distribuidores. É um ecossistema logístico que põe em movimento as engrenagens do negócio, promovendo melhorias em diferentes aspectos.

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