Saiba tudo sobre o sistema TMS e as vantagens que ele tem

Na rotina de uma transportadora, existem muitas atividades que precisam ser gerenciadas. Começando pela emissão dos documentos fiscais que exigem atenção para evitar problemas com a fiscalização, passando pela gestão de frota e controle financeiro.

Todos estes processos, tornam necessário o uso de uma ferramenta tecnológica: o sistema TMS.

E quando se trata de sistema de gestão de transporte, a Bsoft é uma autoridade, uma vez que estamos a mais de 17 anos no mercado e contamos com mais de 17000 clientes espalhados por todo o Brasil.

Sendo assim, reunimos as principais informações sobre o sistema TMS, acompanhe a leitura!

O que é um sistema TMS?

A sigla TMS vem do inglês “transportation management system” que significa sistema de gestão de transportes. Este sistema é pensado para empresas que possuem operações logísticas como transportadoras e embarcadores.

Principais recursos de um sistema tms

As funções de um sistema TMS podem variar de acordo com o tipo de sistema e com a categoria da empresa para a qual ele é destinado, mas no Brasil, este sistema de gestão costuma possuir funcionalidades como:

Emissão de documentos fiscais

No Brasil, o transporte rodoviário de cargas é o mais comum e também é marcado por diversos documentos de emissão obrigatória. Documentos como CTe (Conhecimento de transporte Eletrônico), MDFe (Manifesto de Frete eletrônico) e NFe (Nota Fiscal Eletrônica), são obrigatórios em todos os transportes.

Além disso, em caso de contratação de terceiros, é necessário também gerar o CIOT (Código Identificador da Operação de Transporte) e realizar o pagamento do frete de formas reconhecidas pela legislação como o PEF (Pagamento Eletrônico de Frete) e

Gestão de fretes e viagens

Cada viagem e frete da empresa gera diversas despesas, receitas, acertos com motoristas, etc. Todas estas informações precisam ser administradas para que ao fim da viagem o gestor consiga saber exatamente o que foi gasto e o lucro para avaliar a operação.

Controle de Frotas

Os caminhões são o principal ativo das transportadoras Brasileiras, e gerenciá-los é um capítulo à parte. Toda a parte de manutenções preventivas, despesas, médias de combustível, prazos de vencimento de documentação, entre outros, podem ser verificados na gestão de frotas do sistema TMS.

Controle Financeiro

O controle financeiro é um dos aspectos que não pode faltar em um sistema de gerenciamento de transporte, pois os mesmos lançamentos utilizados para os documentos fiscais podem ser vinculados a faturas e boletos para cobrança dos clientes.

Gestão comercial

Um sistema de gestão de transporte também permite gerenciar aspectos comerciais da empresa, como envio de pedidos, cotações e negociações de fretes com os clientes.

Quais os benefícios de um sistema tms?

Existem vários benefícios na aquisição de um sistema de gerenciamento de transporte

Aumento da produtividade

O sistema TMS aumenta a qualidade e a produtividade da atividade devido ao monitoramento completo da operação, contribuindo bastante para a gestão logística ao otimizar as operações de transporte e melhorar o sucesso geral do negócio.

Redução de custos

Com o acompanhamento de perto das despesas é possível identificar gargalos e otimizar processos que podem estar encarecendo a operação. Isso sem falar da economia de tempo, que melhora a produtividade e economiza dinheiro.

Melhora na gestão

A partir das informações inseridas no sistema TMS é possível obter relatórios que passam uma visão geral da organização, assim como, analisar de forma mais profunda as operações de transporte

Integração com outros sistemas

Uma das vantagens do sistema TMS é a possibilidade de integração com outros sistemas. Seja o sistema do embarcador, os sites oficiais do governo ou até mesmo sistemas de bancos. É possível fazer vários lançamentos em um mesmo lugar sem precisar acessar diversas telas.

Como funciona o TMS?

O funcionamento de um sistema TMS pode variar de acordo com o tipo e para qual público ele é destinado. De forma geral, a função de um sistema de gestão de transporte é deixar o gerenciamento da cadeia de suprimentos mais simples.

Assim sendo, geralmente em um sistema de gestão de transporte, os lançamentos realizados para a emissão de documentos obrigatórios podem ser usados para realizar outros lançamentos dentro do sistema, como emissão de faturas e boletos.

Sistema TMS: vantagens e desvantagens

Vantagens

Até aqui, já deve ter visto que um software TMS oferece diversas vantagens, mas para simplificar, as principais são:

• Redução de custos, pois é necessário menos recursos como pessoas e processos para gerir a operação;
• Maior controle operacional, afinal todas as informações importantes ficam reunidas em um lugar só;
• Melhora no gerenciamento financeiro da empresa, uma vez que todas as datas de recebimento e pagamento ficam bem mais fáceis de acompanhar;
• Agilidade na emissão de documentos fiscais;
• Visão clara das informações para tomada de decisão.

Desvantagens

Existem alguns pontos que precisam ser verificados na contratação de um sistema TMS. Na verdade, são mais parte do processo do que desvantagens, mas é importante ficar ciente delas:

• Investimento inicial no software;
• Curva de aprendizado na utilização do sistema TMS;
• Necessidade de alinhamento das operações para melhor utilização do sistema de gestão.

Quem usa o sistema tms?

Confira as empresas que podem usar o sistema TMS:

• Transportadoras cuja atividade principal é o transporte de mercadorias;
• Indústrias que fazem transporte próprio ou contratam frete com frequência e precisam gerenciar essas operações;
• Comércios atacadistas e varejistas que movimentam grandes volumes de produtos e precisam controlar entregas e fretes contratados;
• Operadores Logísticos especializadas na gestão logística de outras companhias, oferecem serviços como armazenagem, distribuição e transporte;
• Empresas com frota própria os que mantêm veículos próprios e precisam organizar rotas, motoristas, manutenções e entregas;
• Despachantes e agenciadores de carga que fazem intermediação do transporte;
• E-commerces e marketplaces que vendem online e precisam integrar seus pedidos com transportadoras ou frotas para garantir entregas rápidas e eficientes;
• Agroindústrias e grandes produtores rurais que precisam transportar insumos, colheitas e produtos beneficiados;
• Empresas de comércio exterior, importadoras e exportadoras que precisam gerenciar operações multimodais.

Como saber se sua empresa precisa de um TMS

Listamos alguns sinais de que sua empresa precisa de um TMS, confira abaixo:

Erros e demora na emissão de documentos fiscais

Você ou a sua equipe estão emitindo documentos e o motorista precisa ficar esperando para depois sair com a carga até o destino? Isso pode ser um sinal de que você precisa de um sistema de gestão de transporte que agilize a operação para você.

Juntamente com um sistema de gestão de documentos, você pode receber a NFe da carga antes mesmo do cliente enviá-la a você.

A planilha está ficando limitada

A maioria das empresas utiliza planilhas para controle operacional. Isto não está totalmente errado, pelo contrário, as planilhas são uma forma bem interessante de organização.

Entretanto, conforme a operação da empresa vai crescendo, pode haver a necessidade de um sistema específico para fazer a gestão de transportes.

Integrar os processos

Vários embarcadores trabalham com EDI, que é a troca eletrônica de arquivos. Emissores de CTes não costumam apresentar este tipo de integração, fazendo com que seja necessário investir em um sistema mais robusto para atender as demandas

Falta de previsibilidade

Se você tem dificuldade em saber quanto irá receber nos próximos dias e quanto terá disponível para tocar a operação, este é um grande motivo para adquirir um sistema TMS. Conseguir prever as movimentações de entrada e saída de dinheiro é uma grande vantagem.

Tendo previsão, você não apenas consegue administrar a empresa com maior segurança como também será capaz de alocar recursos financeiros como realizar investimentos ou até mesmo aumentar a capacidade das operações de transporte.

Quais as diferenças entre TMS, WMS, ERP e YMS?

Como vimos, o TMS é um sistema de gerenciamento de transportes, ideal para empresas envolvidas na cadeia logística, mas ele pode estar alinhado ou se comunicar com outras ferramentas como:

WMS

Sistema de gestão de armazéns, o WMS (Warehouse Management System), possui diversas funcionalidades voltadas para essa operação como controle de estoque, gestão de inventário, mapas de localização de produtos, entre outros.

ERP

O ERP (Enterprise Resource Planning) é mais focado para empresas, comerciantes ou fabricantes de produtos. Ele pode conter ferramentas para planejamento, desenvolvimento e manufatura de produtos. Assim como, pode ter funções para o comércio de mercadorias, como vendas, marketing e finanças.

YMS

O YMS (Yard Management System) é um sistema de gestão de pátios, geralmente utilizado em empresas maiores que possuem grande circulação de veículos. As funções podem envolver controle de portaria, agendamento de carga e descarga, e outras funcionalidades da cadeia de suprimentos.

Tipos de TMS

Conforme mencionamos ao longo do texto, existem vários tipos de sistema TMS, cada um adequado a realidade da empresa, os dois mais comuns são:

• TMS para transportadoras: é um sistema criado pensando nas operações de uma transportadora, então costuma possui recursos para gerenciamento de frotas, fretes e outros processos como ordem de coleta e emissão de documentação;
• TMS embarcador: por sua vez é voltado para o gerenciamento de transporte e processamento de dados de empresas donas das mercadorias, como empresas de e-commerce. Pode ter funcionalidades um pouco diferentes como controle de estoque e troca de informações com as transportadoras.

Qual é o melhor sistema TMS?

A resposta a esta pergunta é simples: o melhor sistema TMS é aquele que atende as necessidades de sua empresa oferecendo um bom custo benefício.

A Bsoft faz parte do grupo nstech, que apresenta diversas soluções logísticas integradas. Isso significa que ao utilizar o Bsoft TMS, você tem acesso a diversas ferramentas do ecossistema nstech, como ferramentas para rastreamento e monitoramento de cargas, gerenciamento de risco, IPF (Instituição de pagamento de Frete), monitoramento de entregas, gestão de documentos fiscais e muito mais.

Lembra das “desvantagens” que mencionamos antes? Elas estão ligadas basicamente ao processo de adaptação que a transportadora terá com a adoção do sistema de gestão de transporte.

Aqui na Bsoft, ao adquirir o sistema, você terá o apoio especializado de uma equipe de implantação, que irá realizar um treinamento e configurar o sistema de forma personalizada para a operação da sua empresa.

Além disso, se precisar, você pode tirar dúvidas com o suporte técnico humanizado, e com agilidade (nossos clientes são atendidos em menos de um minuto), que conta com equipe especializada para melhor lhe atender. Ficou interessado? Acesse nosso site e saiba mais sobre o produto que pode revolucionar a gestão de sua transportadora.